zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

10 lipca 2017

Jakie zapisy powinna zawierać umowa biura rachunkowego z klientem?



Umowa to kluczowy dokument regulujący uzgodnione przez strony zasady współpracy i zakresy odpowiedzialności. Jest też podstawą do rozstrzygania wszelkich sporów i roszczeń każdej ze stron. Z tych powodów przygotowanie wzoru umowy jest pierwszym krokiem w budowaniu bezpieczeństwa współpracy biura i jego klientów.

 


Podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych leży w interesie obu stron. Umowa pozwala określić w sposób jednoznaczny obowiązki biura i klienta oraz uzupełnić zapisy umowy o specyficzne wymagania wykraczające poza standardową obsługę.


Do najważniejszych kwestii, które powinny zostać określone w umowie należą:

  • Przedmiot umowy i zakres świadczenia usług

Podstawowym zapisem umowy jest określenie konkretnych usług, które będą świadczone w ramach realizacji umowy, a więc jakiego rodzaju dokumentacja księgowa będzie prowadzona przez biuro oraz jakie deklaracje biuro będzie składać w imieniu klienta.

Wskazane jest również – w przypadku przejmowania firmy z innego biura lub klienta, który samodzielnie dokonał zgłoszenia działalności gospodarczej – zawarcie paragrafu z wyliczeniem przyjętych zasad rozliczania się z podatku dochodowego i podatku VAT oraz zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i błędnego rozliczania podatnika.

 

  • Obowiązki biura rachunkowego

Bardzo ważnym punktem umowy jest dokładne określenie obowiązków stron umowy.

Biuro rachunkowe w ramach świadczonych usług zobowiązuje się do dokonywania zapisów w księgach zgodnie z przepisami, oceny dokumentów pod względem prawidłowości i informowania klienta o zauważonych brakach lub błędach w dostarczonej dokumentacji. Do podstawowych obowiązków biura rachunkowego należy również sporządzanie i wysyłanie deklaracji podatkowych i deklaracji ZUS w imieniu klienta oraz wyliczenie zobowiązań wobec ZUS i Urzędu Skarbowego na podstawie otrzymanych dokumentów.

Standardem jest również informowanie klienta o zmianach przepisów oraz przekroczeniu przewidzianych ustawami progów, które wymagają zmiany sposobu rozliczania lub zainstalowania kasy fiskalnej.

Dobrym pomysłem jest umieszczenie w umowie listy usług, które nie są wliczone w podstawową usługę, takich jak np.:

  • sporządzanie analiz ekonomicznych,
  • wypełnianie sprawozdań do urzędu statystycznego,
  • udzielania porad prawnych,
  • reprezentowanie podatnika w sprawach wykraczających poza zakres umowy,
  • pełnienie funkcji płatnika zobowiązań podatnika.

Świadczenie usług księgowych jest obwarowane licznymi terminami i z tego powodu umowa o świadczenie usług powinna określać terminy i sposób przekazywania przez biuro rachunkowe informacji o zobowiązaniach klienta.

  • Obowiązki klienta

Klient zobowiązany jest przede wszystkim do rzetelnego i właściwego pod względem formalnym dokumentowania operacji gospodarczych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Dobrze jest również zamieścić w umowie zapis o obowiązku dostarczenia dokumentów do biura do określonego dnia miesiąca, czyli w terminie umożliwiającym realizację usługi na czas oraz z wystarczającym nakładem godzin pracy, tak aby usługa mogła być realizowana w sposób zapewniający najwyższe standardy. Niemniej ważną kwestią jest również ustalenie sposobu dostarczenia dokumentów do biura.

Klient powinien zostać zobowiązany do opisywania dokumentów i stosowania się do zaleceń i wytycznych biura wynikających z przepisów prawa i realizacji umowy, a także do niezwłocznego informowania biura rachunkowego o wszelkich zmianach lub zdarzeniach, które mogą mieć wpływ na formę rozliczeń lub wysokość zobowiązania podatkowego i innych.