zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

18 lipca 2017

Jak zminimalizować koszty na początku działalności biura rachunkowego?


Biuro rachunkowe jak każda inna działalność generuje koszty. O ile niektóre z nich warto ponieść, inne można próbować ograniczyć, tak aby nie dociążać na starcie swojej działalności.


W zależności od podjętej strategii rozwoju biura na początku jego działalności można podjąć decyzję o ponoszeniu znacznych nakładów na budowanie wizerunku lub zacząć od obsługi pierwszych klientów, próbując kreować swoją markę na rynku poprzez polecenie. W tym drugim przypadku można istotnie ograniczyć część ponoszonych wydatków.


Jakie koszty ponosi biuro?

Do głównych kosztów prowadzenia biura rachunkowego należą wydatki związane z miejscem świadczenia usług, zakupu oprogramowania i urządzeń biurowych, prenumeraty czasopism podatkowo-księgowych, obciążenia wynikające ze składek ZUS oraz ewentualnie koszty zatrudnienia pracowników.


Zminimalizowanie nakładów na siedzibę firmy

Na początkowym etapie rozwoju biura najłatwiej jest zaoszczędzić na kosztach wynajmu pomieszczeń, szczególnie jeśli jest możliwość prowadzenia działalności w miejscu zamieszkania. Należy jednak mieć na względzie komfort klientów i tworzenie wizerunku świadczenia usług w sposób profesjonalny. Z tych względów wydzielona przestrzeń powinna mieć charakter stricte biurowy.

Dobrym rozwiązaniem może być korzystanie ze współdzielenia przestrzeni z innymi przedsiębiorcami w coraz bardziej popularnych przestrzeniach co-workingu lub współdzielenia pokoju z innym przedsiębiorcą na przykład w podziale na dni tygodnia. Tego rodzaju rozwiązania pozwalają obniżyć koszty najmu, należy jednak zawsze pamiętać o zapewnieniu ochrony danych osobowych swoich klientów.


Optymalizacja wydatków na materiały biurowe

Koszt materiałów biurowych również może zostać obniżony w sposób istotny dzięki zakupom za pośrednictwem Internetu lub dzięki uzyskanym rabatom w sklepie, w którym biuro na stałe się zaopatruje. Wybór drukarki o niskich kosztach eksploatacji w długim okresie również będzie się przyczyniać do obniżenia kosztów działalności biura.


Całoroczne prenumeraty czasopism

Kolejnym kosztem możliwym do zminimalizowania jest śledzenie bieżących zmian podatkowych na portalach udostępniających nieodpłatnie tego rodzaju informacje bez konieczności zakupu całorocznej prenumeraty czasopism.


Na czym nie warto oszczędzać?

Nie zawsze kosztem prowadzenia działalności jest bezpośrednio poniesiony wydatek. Największym kosztem, jakim ryzykuje biuro rachunkowe, są konsekwencje popełnionych błędów. I nie są to tylko koszty finansowe, ale przede wszystkim utrata renomy i zaufanej opinii wśród klientów, co bezpośrednio grozi utratą przychodów. Dla biur rachunkowych, które z klientami związują się na długie okresy, każdorazowa utrata klienta jest wielką stratą.


Koszty finansowe biura, które mają istotny wpływ na ryzyko popełnienia błędów, to przede wszystkim:

  • Oprogramowanie

System informatyczny może być wsparciem, ale może się też okazać dodatkowym czynnikiem zwiększającym ryzyko popełnienia błędów. Przy rosnącej liczbie klientów coraz ważniejsze jest „pamiętanie” przez program przyjętych sposobów rozliczeń danego podatnika.

Newsletter_2

Bardzo ważne jest też zaufanie do programu – dobre programy identyfikują niespójność wprowadzonych danych i pytają czy dany dokument ma zostać zaksięgowany w sposób odbiegający od ustalonego porządku. Program wspierający prace księgowego informuje o wprowadzeniu tej samej faktury po raz drugi oraz uniemożliwia doksięgowanie omyłkowo dokumentu do miesiąca, który jest już zamknięty (zamiast do bieżącego okresu rozliczeniowego). Tego rodzaju błędy trudno jest wykryć bez odpowiedniego wsparcia programu.

Przy wyborze oprogramowania warto zwrócić uwagę na dostępne raporty i możliwość ich modyfikowania. Często zdarza się, że klient prosi o przygotowanie różnych zestawień i ogromnym ułatwieniem jest dostęp do raportów i analiz, które umożliwiają swobodne generowanie zestawień i informacji zbiorczych na potrzeby klientów.

  • kompleksowe kompendia wiedzy


Zasobem, na który warto przeznaczyć nakłady finansowe, jest zakup książek omawiających kompleksowo i w szerokim zakresie zagadnienia podatkowe i księgowe. Profesjonalne kompendium wiedzy pozwoli zidentyfikować ewentualne braki znajomości niektórych zagadnień i uniknąć zgubnych w skutkach potknięć.