zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

20 stycznia 2016

Korzyści, obowiązki i procedury związane z e-zwolnieniami lekarskimi

Od 1 stycznia 2016 pacjenci udający się do lekarza mogą otrzymać tzw. elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA). Nie oznacza to, że definitywnie rozstajemy się z tradycyjnymi zwolnieniami papierowymi – te będą honorowane jeszcze do końca 2017 r.

Przepisy wprowadzające możliwości wystawiania i przekazywania zwolnień lekarskich w formie elektronicznej zostały wprowadzone nowelizacjami ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2015 poz. 1066). Przepisy zakładają, że całkowite przejście na elektroniczne zaświadczenia nastąpi od początku2018 r. Do tego czasu zarówno papierowe, jak i elektroniczne zwolnienia będą mogły być stosowane zamiennie. Jak szacuje ZUS, w połowie stycznia 2016 r. na profilu PUE zarejestrowanych było ok. 400 tys. pracodawców.

Z ułatwień w wystawianiu dokumentów drogą elektroniczną korzystało ok. 400 tys. pracodawców – tyle bowiem zarejestrowano profili na PUE.

Procedura z wykorzystaniem e-ZLA wygląda następująco. W czasie wizyty lekarskiej, lekarz wypełnia i przesyła zaświadczenie do ZUS, który z kolei udostępnia je pracodawcy. Co ważne – ZUS robi to nie później niż w kolejnym dniu roboczym po otrzymaniu dokumentu od lekarza oraz nie przekazuje danych dotyczących schorzenia pracownika (konkretnie numeru statystycznego choroby). jeżeli pracownik/pacjent posiada profil ubezpieczonego na platformie PUE ZUS także otrzyma dokument.

Na czym polegają ułatwienia?

Docelowo ma skrócić się czas na wystawienie zwolnienia. Lekarz uzyska automatycznie wszelkie dane pacjenta po wpisaniu do systemu jego numeru PESEL . Jeżeli zwolnienie będzie miało na cel opiekę nad dziećmi, system wyświetli także dane członków rodziny. W założeniach istnieje także możliwość wystawiani i przesyłania e-ZLA za pomocą urządzeń mobilnych (np. podczas wizyt domowych).

Elektroniczne zwolnienia to korzyści nie tylko dla lekarzy, pracowników i przedsiębiorców, ale także dla systemu ubezpieczeń społecznych. Wystawianie zwolnień w formie elektronicznej, ich szybkie przesyłanie i natychmiastowy dostęp do danych oznacza uszczelnienie systemu. ZUS szacuje, że w ciągu 9 pierwszych miesięcy 2015 r. wartość cofniętych lub obniżonych świadczeń w wyniku kontroli wystawianych zwolnień wyniosła 148 mln zł. Zakwestionowano także wypłatę zasiłków z tytułu tymczasowej niezdolności do pracy na kwotę 11 mln zł. Samo nieterminowe dostarczenie zwolnienia dotknęło 73 tys. osób, którym obniżono kwoty zasiłków o jedną czwartą. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej szacuje, że oszczędności z tytułu wystawiania e-ZLA wyniosą w tym roku 212 mln zł. Samo drukowanie bloczków ze zwolnieniami to koszt ok. 1,3 mln zł.

Pracodawcy posiadający profil PUE nie muszą czekać na dostarczenie zwolnienia przez pracownika. Wiadomość o wystawieniu oraz sam dokument pojawi się na profilu.

Do końca ubiegłego roku przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 5 osób i rozliczający za nich składki mieli obowiązek założenia profilu PUE. Organizacje przedsiębiorców do dzisiaj jednak twierdzą, że nie do wszystkich dotarła informacja o konieczności wypełnienia tego obowiązku. Osoby prowadzące działalność gospodarczą dzięki profilowi nie będą musiały dostarczać zwolnień lekarskich do ZUS – cała komunikacja odbywa się bowiem drogą internetową.

Trzeba jednak pamiętać, że osoby prowadzące działalność gospodarczą, które występują o zasiłek po ustaniu okresu ubezpieczeniowego oraz w przypadku pracowników, którzy świadczenia chorobowe otrzymują od ZUS (a nie od pracodawcy) są zobowiązane do składania wniosku ZUS Z-3 (który także można przesłać drogą elektroniczną).

Konieczne będzie natomiast przesłanie (złożenie) wniosku m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, występujących o zasiłek po ustaniu zatrudnienia (ubezpieczenia) czy pracowników, którym ZUS a nie pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe. Ubezpieczony może to zrobić korzystając ze swojego profilu na PUE. Wniosek w jego imieniu może także złożyć pracodawca, np. poprzez ZUS Z-3.

Co w sytuacji, gdy pracodawca nie założył profilu na PUE?

W czasie wizyty lekarskiej lekarz otrzyma informację, czy istnieje możliwość przekazania pracodawcy e-ZLA (czyli, czy pracodawca posiada profil elektroniczny w ZUS). W takiej sytuacji formularz zwolnienia lekarz będzie musiał wydrukować i wręczyć pacjentowi, który będzie musiał go przekazać pracodawcy. Warto przypomnieć, że przedsiębiorcy, którzy nie utworzyli swojego elektronicznego profilu, mieli obowiązek poinformowania swoich pracowników do końca grudnia 2015 r. o konieczności dostarczania wydruków e-ZLA. Pracownicy mają też prawo zażądania od lekarza wydania wydruku zwolnienia, nawet jeżeli pracodawca posiada PUE i lekarz ma możliwość przesłania go w formie elektronicznej. Aby wydruk e-ZLA był ważny, musi posiadać podpis i pieczęć lekarza.

Jeszcze niemal przez dwa lata (do końca grudnia 2017 r.) lekarze będą mogli wystawiać zwolnienia w dotychczasowej formie (ZUS ZLA). Trzeba pamiętać wówczas o obowiązku dostarczenia dokumentu do pracodawcy w terminie 7 dni od otrzymania. Z kolei pracodawcy mają obowiązek przekazania zwolnienia do ZUS. Przekroczenie terminu dostarczenia dokumentu skutkuje obniżeniem wartości świadczenia zasiłku chorobowego o 25% (licząc okres od 8 dnia niezdolności do pracy, do dnia dostarczenia zwolnienia). Już dzisiaj jednak widać, że korzyści z wprowadzenia formuły elektronicznej są wyraźnie widoczne dla pracodawców i pracowników.