zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

24 stycznia 2017

7 kroków, aby wybrać odpowiednie rozwiązanie ERP dla twojej firmy


ERP (rozwiązanie do planowania zasobów firmy) ma zdolność gromadzenia i łączenia kluczowych elementów twojej działalności, dając ci lepszą wiedzę i usprawniając procesy biznesowe. Rozwiązania ERP ciągle ewoluują. Nowoczesne systemy tego typu - często określane jako oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem - oferują prostą implementację, łatwość dostosowania i elastyczność dostępu, co umożliwia pracownikom uzyskiwanie potrzebnych danych nawet, gdy są poza biurem.

275x203erp

Jeśli przemawia do ciebie ta argumentacja, w tym materiale znajdują się kluczowe kroki, jak wprowadzić taki system w twojej firmie w realu.


Miej przejrzystą strategię dotyczącą systemu ERP

Twoja organizacja potrzebuje jasnej wizji podejmowanego przedsięwzięcia oraz tego, co system może i powinien oferować.

Opracowanie tej strategii można potraktować jako fazę początkową całego projektu. W strategii należy sprecyzować zakres (funkcjonalny, organizacyjny i geograficzny), przewidywane koszty i korzyści, technologię, ramy czasowe oraz inne ograniczenia.


Zbierz zespół projektowy

Zespół projektowy odpowiedzialny za wybór systemu powinien reprezentować wszystkie najważniejsze wewnętrzne strony, których system będzie dotyczył

Pomoże to uniknąć subiektywnej definicji wymogów i będzie również sprzyjać przejściu na nowy system. Zespół odpowiedzialny za wybór projektu może po zakupie systemu przekształcić cię w trzon zespołu wdrożeniowego.


Przygotuj wszystkie dokumenty zamówienia

W trakcie procesu selekcji upewnij się, że uzyskałeś od sprzedawców poniższe informacje:

  • Dokładny koszt rozwiązania 
  • Czy system zaspokaja potrzeby twojej działalności
  • Jakość dostawcy oprogramowania oraz wdrożenia
  • Ramy czasowe wdrożenia
  • Elastyczność systemu
  • Wszelkie ograniczenia, np. technologiczne. Możesz potrzebować konkretnej platformy ze względu na swoją wewnętrzną bazę umiejętności informatycznych lub wymagania użytkowników, którzy będą wymagać zdalnego dostępu do systemu za pośrednictwem chmury.


Przeprowadź ustrukturyzowane prezentacje

Na pewnym etapie procesu selekcji trzeba będzie obejrzeć prezentacje systemów z krótkiej listy kandydatów. Aby porównać podobne systemy należy prawidłowo zaplanować ten proces.

Warto przygotować i rozdać precyzyjne wytyczne dotyczące prezentacji. Uzyskasz dzięki temu pewność, że zademonstrowane zostaną kluczowe obszary funkcjonalne, mające dla ciebie kluczowe znaczenie. Powinny one obejmować podstawowe wymogi dotyczące wdrożenia systemu, a także powinny również zapewniać poznanie szerszego obrazu działania systemu, jak również jego „wyglądu i odczucia”.

Należy tak zaplanować czas trwania poszczególnych części demonstracji, aby mieć pewność, że sprzedawcy nie poświęcą całego czasu na prezentowanie dobrze działających części systemu, pomijając jego słabe strony. Zespół projektowy powinien przeprowadzić szczegółową ocenę prób, aby zapewnić, że wszystkie aspekty zostaną uwzględniane w końcowym porównaniu.


Sprawdź referencje

Choć w dokumentach zakupowych poprosisz o przykładowe referencje, ważne jest sprawdzenie niektórych z tych referencji w formie wizyt lub telekonferencji w trakcie kolejnych etapów procesu selekcji.

Wizyta lub telekonferencja powinna odbywać się bez udziału sprzedawcy w celu zapewnienia uzyskania rzetelnych informacji (lecz powinna zostać przez niego umówiona).


Nie zapomnij o partnerze wdrożeniowym

Na każdym etapie procesu należy oceniać zarówno partnera wdrożeniowego, jak i sam system.

Partner wdrożeniowy będzie z tobą ściśle współpracował przy wdrożeniu i najprawdopodobniej będzie udzielał wsparcia dla systemu po jego uruchomieniu. Funkcjonalnie bogaty system, ale słabo wdrożony może zapewniać mniej korzyści i powodować więcej problemów niż dobrze wdrożony system z lukami funkcjonalnymi.


Uważaj podczas finalizacji umowy

Po wybraniu preferowanego sprzedawcy należy sfinalizować dokumentację umowy.

Zalecamy przekazanie dokumentów umowy ramowej do weryfikacji działowi prawnemu.  Aby mieć pewność, że wszystko jest jak trzeba - odbiór oprogramowania, prawa własności intelektualnej, poufność, odpowiedzialność, ubezpieczenie, gwarancje i rozstrzyganie sporów.

Dokumentacja umowy powinna, oprócz umowy ramowej, zawierać także dokumenty towarzyszące dotyczące zestawienia prac, umów na oprogramowanie, umów konsultingowych i umów wsparcia. Uważnie przejrzyj te dokumenty, aby mieć jasność w kwestii odpowiedzialności za dostawę poszczególnych elementów i terminy. Niejasny zakres odpowiedzialności bywa przyczyną konfliktów podczas wdrożenia.


Należy upewnić się, że posiadasz odpowiednie doświadczenie i wiedzę w zakresie systemu ERP oraz oprogramowania do zarządzania, aby uniknąć pułapek. Zalecamy skorzystanie z niezależnej pomocy zewnętrznej, jeśli twoja firma nie posiada odpowiedniego doświadczenia. Dzięki temu można będzie dobrać właściwy system, nie tylko spełniający swoje zadania w krótkiej perspektywie czasowej, ale taki, który będzie mógł rozwijać się wraz z firmą w przyszłości.