zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

31 maja 2016

Cyfryzacja w MSP a rozwój biznesu

Choć najnowsze technologie informatyczne wydają się być obecnie w powszechnym użyciu, ponad połowa małych i średnich firm nie korzysta z nich w dostatecznym stopniu. Jakie korzyści w sektorze MSP daje cyfryzacja?

Sektor małych i średnich firm oraz mikroprzedsiębiorstw w zakresie cyfryzacji najczęściej wykorzystuje pocztę elektroniczną, e-faktury i oprogramowanie do zarządzania firmą (wg raportu „Cyfryzacja polskiego sektora MMŚP” opracowanego przez Konfederację Lewiatan, Microsoft i home.pl). Wciąż niewiele firm z sektora inwestuje w mobilność (np. serwisy internetowe 40% firm MSP wciąż nie są dostosowane do wyświetlania na urządzeniach mobilnych). Niespełna 12% firm wykorzystuje chmurę obliczeniową, co jest zaskakujące, ponieważ to właśnie chmura oferuje idealne rozwiązania dla najmniejszych firm – stwarza bogate możliwości nie wymagając infrastruktury informatycznej i utrzymywania specjalistów IT.

Stawiając na nowe technologie, firmy z sektora MSP budują przewagę konkurencyjną w swoich branżach i w efekcie szybciej się rozwijają – wspomniany raport wykazuje, że 65% przedsiębiorstw zaangażowanych w cyfryzację swojego biznesu realizuje strategię dynamicznego wzrostu, a jedynie 35% skupia się na zachowaniu status quo.

Zjawisko „demokratyzacji biznesu”

Cyfryzacja zaciera granice i niweluje bariery – również w sensie fizycznym. Na przykład dla wielu firm coraz mniejsze znaczenie ma lokalizacja przedsiębiorstwa i przestrzeń biurowa. Obecnie firmy mogą świadczyć usługi, sprzedawać i obsługiwać klientów, dzięki rozwiązaniom cyfrowym. Rozwój sieci sprawił, że dla wszystkich łatwiej dostępna stała się wiedza – o rynku, trendach oraz możliwościach i kierunkach rozwoju. W każdej branży obowiązuje zasada, która mówi, że ten kto szybciej wykorzysta innowacje technologiczne w sposób właściwy dla swojej działalności i oczekiwań klientów, ten szybciej zyskuje i powiększa przewagę konkurencyjną nad pozostałymi graczami. Potwierdzają to wszystkie badania trendów rynku ukazujące różnice w działaniach między firmami o najlepszych wynikach biznesowych, a tymi które radzą sobie poniżej średniej.

Lewiatan wskazał 7 prostych zastosowań technologii w biznesie:

· obsługa klientów przez Internet z wykorzystaniem poczty elektronicznej,

· posiadanie profilu w mediach społecznościowych,

· aktywny firmowy serwis internetowy,

· serwis internetowy dostosowany do urządzeń mobilnych,

· posługiwanie się e-fakturami,

· zarządzanie zasobami z wykorzystywaniem odpowiedniego oprogramowania,

· wykorzystywanie rozwiązań z chmury do przesyłania i przetwarzania danych.

Według badań, tylko 40% MSP (z uwzględnieniem mikroprzedsiębiorstw) spełnia przynajmniej 3 z powyższych punktów, a niespełna połowa posiada własny serwis internetowy.

Jakie korzyści przynosi cyfryzacja firmom z sektora MSP?

1. Oszczędność czasu – uzyskiwana np. dzięki przechowywaniu i edytowaniu dokumentów w chmurze oraz współdzieleniu zasobów. Mobilne firmy wdrażają efektywniejsze systemy obiegu danych i informacji, dzięki czemu udaje im się skracać procesy biznesowe.

2. Wzrost produktywności i efektywności pracy. Dzięki cyfryzacji, firmy, utrzymując te same zasoby, mogą wykonać większą liczbę zleceń i jednocześnie uzyskują zdolność przyspieszenia realizacji zamówień i procesów wewnętrznych.

3. Eliminacja opóźnień wynikających z braku płynnego przepływu informacji przy jednoczesnym ograniczeniu błędów operacyjnych.

4. Możliwość koncentracji na rzeczach ważnych. Uwolnienie czasu pracowników i osób zarządzających dzięki digitalizacja działań pozwala mocniej koncentrować się na podnoszeniu jakości usług i szukaniu nowych kierunków rozwoju.

5. Poprawa komunikacji. Firmy w wysokim stopniu wykorzystujące technologie cyfrowe usprawniają komunikację zarówno w wymiarze wewnętrznym między pracownikami (np. poprzez wsparcie zdalnej pracy zespołowej czy telepracy), jak również w wymiarze zewnętrznym (budując relacje z klientami i zarządzając interakcjami z nimi).

6. Łatwiejszy i szybszy dostęp do danych, bez względu na miejsce. Cyfryzacja eliminuje papier oraz fizyczne przenoszenie i archiwizowanie dokumentów. Przy odpowiednim zaangażowaniu w bezpieczeństwo danych (backup) firmy ograniczają również ryzyko związane z ewentualną utratą danych. Cyfryzacja ułatwia pracę zdalną – dotyczy to zarówno danych wewnętrznych firmy (przechowywanych w systemach), materiałów wspomagających sprzedaż (np. handlowcy nie muszą wozić ze sobą notatek, ulotek, próbników czy formularzy, ponieważ wszystkie materiały mogą mieć dostępne z poziomu urządzeń mobilnych), jak i zasilania systemów danymi (np. wprowadzanie informacji o kliencie po rozmowie z nim).

7. Łatwiejsze zarządzanie danymi – dzięki cyfryzacji użytkownikom łatwiej jest przeszukiwać dokumenty i wyszukiwać zawarte w nich informacje. Jednocześnie znacznie taniej i szybciej można aktualizować cyfrowe formy materiałów, którymi posługuje się firma.

8. Lepsze zarządzanie i administrowanie pracą – zbieranie danych o tym, kto i kiedy wykonywał dane zadanie, otwiera spore możliwości w zarządzaniu ludźmi oraz optymalizacji procesów biznesowych, np. kolejkowaniu zleceń, harmonogramowaniu pracy czy przewidywaniu wąskich gardeł w zaplanowanych procesach.

9. Możliwość dzielenia się informacjami z klientami – przechowywanie danych w chmurze umożliwia udostępnianie ich osobom zainteresowanym, w tym klientom i kontrahentom.

10. Większe bezpieczeństwo danych uzyskane dzięki kontroli dostępu do informacji, wersjonowaniu dokumentów, backupom oraz monitorowaniu działań w obrębie systemów i konkretnych dokumentów.

11. Redukcja kosztów związanych m.in. z nieefektywną pracą i utrzymywaniem papierowych wersji dokumentów.

W przeciwieństwie do środków trwałych, które najczęściej przywiązują przedsiębiorstwo do jednego miejsca, inwestycje w technologie czynią firmy lekkie, efektywniejsze i bardziej operatywne, dając zupełnie nowe możliwości praktycznie w każdym obszarze działania. W przypadku małych firm dużym wyzwaniem są koszty połączone z brakiem pewności, że inwestycja się zwróci. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie innowacje muszą oznaczać duże koszty. Zmiany można zacząć od małych kroków i niedrogich rozwiązań, by wprowadzać firmę na ścieżkę cyfryzacji stopniowo lecz konsekwentnie.

Chcesz być na bieżąco z poradami biznesowymi? Zapisz się na nasz newsletter.