zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

02 grudnia 2015

W jaki sposób wybrać optymalne oprogramowanie kadrowo-płacowe?

Od 1 stycznia 2016 r. zmienia się szereg przepisów mających wpływ na codzienne funkcjonowanie działów kadrowo-płacowych w firmach. Wzrasta m.in. minimalne wynagrodzenie za pracę (wzrost o 100 zł); umowy zlecenia zostaną uskładkowione; zmieni się także wysokość dodatku za pracę w porze nocnej oraz zasady korzystania z urlopu z tytułu opieki nad dzieckiem.

Zmian w prawie pracy jest wiele, dlatego warto dokonać przeglądu posiadanego w firmie oprogramowania obsługującego procesy kadrowo-płacowe, czy i w jakim stopniu jest w stanie zapewnić jednostce sprawne funkcjonowanie od początku 2016 r. Poza bezpieczeństwem prawnym istotne są także inne składniki oprogramowania, które wpływają na wydajność obsługi kadrowo-płacowej w firmach.

Elastyczne rozwiązanie IT dopasowane do potrzeb

Jednym z kluczowych aspektów przy wyborze i obsłudze tego rodzaju rozwiązania jest jego elastyczność oraz możliwość dostosowywania do indywidualnych potrzeb konkretnej firmy. Wielorakie możliwości personalizacji programu (np. definiowanie własnych składników lub systemów wynagrodzeń, indywidualnych zestawień, zaświadczeń czy raportów) sprawiają, że pracownicy działów kadrowo-płacowych mogą zarówno korzystać z gotowych, predefiniowanych elementów, jak też dopasowywać poszczególne elementy do własnych potrzeb. Ma to znaczenie wówczas, gdy działy kadrowo-finansowe muszą zarządzać niestandardowymi składnikami wynagrodzeń stosowanymi w przedsiębiorstwie.

Na wygodę użytkowania systemów kadrowo-płacowych ma wpływ stopień zautomatyzowania zachodzących tam procesów. Z punktu widzenia użytkownika liczy się to, czy system automatycznie będzie w stanie obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego na podstawie posiadanych danych o pracownikach lub czy będzie potrafił „samodzielnie” monitorować przekroczenia kwot granicznych (np. w odniesieniu do progów podatkowych czy składek ZUS). W jaki sposób program jest w stanie automatycznie dokonać tego rodzaju czynności? Posiadając wcześniej wpisane dane o pracownikach (np. staż pracy, wykształcenie) system może wygenerować informację o przysługującej pracownikowi w danym roku wysokości urlopu wypoczynkowego.

Istotną funkcjonalnością czołowych programów kadrowo-płacowych, jest możliwość ustalania kwot netto wynagrodzeń w oparciu o podane kwoty brutto. Jest to szczególnie istotne w momencie zatrudniania nowych pracowników lub ustalania wysokości wynagrodzeń dla obecnie pracujących w sytuacji, gdy zarówno pracodawcy, jak i pracownicy operują kwotami netto. Istotną użyteczność stanowi też możliwość kontroli kwot granicznych w sytuacji, gdy dochodzi do zbiegu kilku potrąceń z wynagrodzenia pracownika (np. różnego rodzaju tytułów wykonawczych, alimentów itp.). Program powinien automatycznie monitorować wysokość potrąceń w stosunku do kwot wynagrodzenia i powiadamiać użytkowników w sytuacji zagrożenia przekroczeniem progów granicznych. Z punktu widzenia przedstawicieli niektórych branż (np. budowlanej), istotna jest także możliwość tworzenia oddzielnych list płac (dzieląc wynagrodzenie na mniejsze elementy wypłacane oddzielnie). Tego rodzaju funkcjonalności posiada m.in. oprogramowanie Sage Symfonia ERP Kadry i Płace.

Oprogramowanie, które rośnie razem z firmą

Decydując się na inwestycję w oprogramowanie do obsługi działań kadrowo-płacowych, optymalnym rozwiązaniem jest możliwość rozwoju systemu wraz z przedsiębiorstwem. Odpowiednio dopasowany program będzie „rósł” wraz z firmą. Dlatego warto wybrać rozwiązanie, które nie będzie limitowało liczby obsługiwanych pracowników. Dzięki temu unikniemy sytuacji, gdy rozwijająca się firma, dokonująca rekrutacji nowych pracowników będzie zmuszona inwestować w bardziej rozbudowane rozwiązania informatyczne. Wspominany wcześniej program Sage Symfonia ERP Kadry i Płace jest w stanie obsługiwać w posiadanej bazie nawet 15 tys. pracowników. Jednocześnie nie ogranicza liczby aktywnych użytkowników, korzystających z niego w tym samym czasie.

Jedną ze zmian wchodzącą w życie od nowego roku, do której już powinni przygotowywać się pracownicy działów kadrowych, jest wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich. Co prawda forma papierowa zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy będzie jeszcze możliwa w użyciu do końca 2017 r., jednak warto już teraz pomyśleć o tym, czy firmowe oprogramowanie jest w stanie obsłużyć dokumentację elektroniczną. Przedsiębiorstwo posiadające elektroniczny profil ubezpieczeniowy będzie automatycznie pozyskiwało zwolnienie wystawione w systemie informatycznym przez lekarza. Warto więc zawczasu sprawdzić w jakim zakresie nasz system kadrowo-płacowy potrafi obsługiwać obieg dokumentów elektronicznych (m.in. generować i przekazywać elektroniczne deklaracje do urzędów skarbowych).

Obsługa kadrowo-płacowa może być prostsza

Jedną z uciążliwości, z którymi muszą radzić sobie pracownicy działów kadrowych są sytuacje, w których zachodzi konieczność dokonywania korekt wynagrodzeń. Takie sytuacje mają miejsce w przypadku choćby zamiany jednego rodzaju nieobecności na inną, z których obie są odrębnie rozliczane, zmiany wysokości wynagrodzenia (zarówno podwyższenia, jak i obniżenia) czy też innych zmian w parametrach czasu pracy. Sytuacje może ulec jeszcze większemu skomplikowaniu, gdy już po dokonaniu korekt w wynagrodzeniach, pracownik kadrowy musi wygenerować deklarację korygującą do ZUS. Takie sytuacje, chociaż rzadkie, wymagają wiele wysiłku i żmudnej pracy, która jednak staje się znacznie prostsza i szybsza do wykonania, gdy posiadamy obsługujące tego rodzaju przypadki oprogramowanie.

W kontekście najbliższych zmian w prawie pracy, istotnego znaczenia nabierają kwestie obsługi czasu pracy poszczególnych pracowników. Posiadając program Sage Symfonia ERP Kadry i Płace, użytkownik nie musi martwić się o przeprowadzanie procesów związanych z kalendarzem. Wszelkie zmiany kadrowe (jak zwolnienie, urlop czy delegacja), a także płacowe (jak aneks do umowy o pracę, premia czy ryczałt samochodowy) są obsługiwane w prosty sposób, poprzez wprowadzenie odpowiednich danych do kalendarza. Wszelkiego rodzaju ewidencje, generowanie raportów (np. nieobecności pracowników) są przeprowadzane w oparciu o zdefiniowane i wprowadzone do systemu dane. Zarówno w odniesieniu do pojedynczego pracownika, jak i całych grup, można wcześniej ustalić czas pracy i na bieżąco go monitorować. Zaawansowana funkcjonalność programu sprawia, że umożliwia ono aktywną współpracę z posiadanymi w przedsiębiorstwie systemami rejestrowania czasu pracy. Użytkownik ma możliwość importowania danych z tych systemów oraz rozliczania czasu pracy na tej podstawie.

Według raportu Deloitte opisującego trendy w działach kadrowych, siedem na dziesięć badanych przedsiębiorstw dostrzegało potrzebę uproszczenia procesów zachodzących w pracy. Jednym z pierwszych kroków służących poprawie efektywności oraz wzrostu komfortu pracy organizacjach jest dobranie optymalnego rozwiązania informatycznego obsługującego procesy kadrowo-płacowe.

Sprawdź wideo demo produktu