zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

13 kwietnia 2016

Jak JPK wpłynie na procesy biznesowe w firmie?

Wdrożenie jednolitego pliku kontrolnego w czasie trwania roku obrotowego może rodzić wiele komplikacji w bieżącym zarządzaniu jednostką. JPK ingeruje w wiele procesów biznesowych – od prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez kwestie zarządzania obiegiem dokumentów aż po sprawy ściśle związane z bieżącą obsługą systemów informatycznych do zarządzania firmą.


Implementacja JPK do firmowych systemów IT będzie mieć ogromny wpływ na zachodzące w organizacji procesy biznesowe. Posłużmy się przykładem faktur VAT. Dzisiaj faktury są ewidencjonowane w księgach zbiorczo, tj. wprowadza się zapisy zbiorczych danych, bez podziału na szczegółowe pozycje faktury. Naturalnie faktura sprzedaży zawiera pozycje szczegółowe sprzedaży, dostępne w module obsługi sprzedaży.,.  Po wdrożeniu JPK wiele się w tej sprawie zmieni. 


Fakturowanie i transakcje zakupu przedsiębiorstw

Zmiana będzie polegać na tym, że te szczegółowe dane mogą być teraz wymagane w czasie elektronicznej kontroli. Może się okazać, że zaistnieje potrzeba pobrania takich danych z programu sprzedażowego, niezależnie od danych z ksiąg rachunkowych. Mamy zatem wyzwanie dotyczące dokonania audytu poszczególnych elementów systemu informatycznego pod kątem zdolności nie tylko do wygenerowania żądanych przez kontrolerów danych, ale także zapewnienia spójności danych generowanych z różnych modułów systemu. W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo posiada wiele różnych elementów, niekiedy pochodzących od różnych dostawców, wówczas z pewnością o spójność danych będzie trudniej. Czasem może to wręcz oznaczać konieczność ujednolicenia systemu IT. To z kolei może wymagać znaczących nakładów finansowych, a także odpowiedniego czasu na wybór dostawcy i programu, wdrożenie, testowanie i przeszkolenie personelu z jego obsługi.

Ingerencja JPK w procesy biznesowe obsługi podatkowej może być wyjątkowo dobrze widoczna w przypadku rozwoju organizacji (np. zakupu punktów handlowych, sieci sklepów czy aptek). Może okazać się, że każdy z zakupionych podmiotów jest obsługiwany przez inny system informatyczny. Wówczas na nabywcę spada obowiązek ujednolicenia tych systemów, co z kolei wpływa dodatkowo na opłacalność inwestycji.

Konieczna zmiana polityki rachunkowości

Ze względu JPK księgi rachunkowe, w wielu przypadkach wystąpi konieczność opracowania odpowiednich zasad (polityki) rachunkowości w odniesieniu do ewidencji różnic kształtujących różnicę pomiędzy bilansowym i podatkowym wynikiem finansowym oraz innych zagadnień podatkowych poprzez np. zastosowanie specjalnej ewidencji podatkowej dla nietypowych zapisów ksiąg rachunkowych, wprowadzenie mechanizmów kontroli biznesowej VAT. Duża pomocą będą systemy, które rozwinęły odpowiednie mechanizmy ewidencji podatkowych podobnie jak w Symfonii.

Również w przypadku innych struktur JPK będziemy mieli do czynienia z niebagatelnym wpływem na procesy biznesowe. Przykładowo, przedsiębiorcy mogą nie wiedzieć w jaki sposób będą zaciągane dane z wyciągów bankowych (struktura nr 2). Na szczęście w takich programach jak Sage Symfonia już od wielu lat istnienie możliwość przesyłania i wczytywania wyciągów bankowych nie tylko w formacie pdf, ale też w formie elektronicznej. Na obecnym etapie nie wiadomo jeszcze czy i ewentualnie, w jaki sposób obowiązek przekazywania danych bankowych będzie przerzucony na banki. Jedyną pewną i sprawdzoną informacją jest to, że obecnie obowiązek raportowania tych informacje w formule JPK spoczywa na podatnikach. Symfonia będzie naturalnie wspierać użytkowników w przygotowaniu tej struktury raportowej.

Trzeba też liczyć się z sytuacją, w której niektóre systemy finansowo-księgowe umożliwiające trwałe zapisywania danych, nie będą w stanie odtworzyć danych historycznych. W sytuacji zmiany danych kontrahenta niektóre systemy nie są w stanie przechować historii zmian (po zmianie adresu dostawcy, poprzedni adres jest usuwany i nie ma możliwości jego sprawdzenia). W czasie e-kontroli taka sytuacja może być uznana za niespełnienie wymogu przedstawienia danych odpowiedniej jakości i doprowadzić do odpowiedzialności karno-skarbowej po stronie podatnika.

Trzeba też zauważyć, że sama implementacja (rozszerzenie) systemów informatycznych w firmie o możliwość generowania JPK, to dopiero początek rewolucji, która czeka wszystkich podatników. Proces ten zapewne będzie uciążliwy, kosztowny i skomplikowany od strony organizacji pracy firmy. Jednak jest dopiero początkiem realnych zmian funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pamiętajmy, że dane w formacie JPK będą wymagać harmonijnej współpracy pomiędzy różnymi elementami systemu informatycznego Nawet jeżeli ujednolicimy systemy do jednego spójnego programu obsługującego wszystkie obszary wymagane przez JPK, w wielu organizacjach niezbędne będą zmiany m.in. w polityce rachunkowości czy też zmiany procedur dotyczących zarządzania ryzykiem podatkowym.  To zaś oznacza, że już teraz przedsiębiorcy przygotowujący się do implementacji JPK, muszą zacząć zastanawiać się, w jaki sposób dostosować procesy biznesowe do nowej rzeczywistości prawno-podatkowej. Poprawna obsługa JPK nie jest bowiem problemem informatycznym, to wyzwanie którego obsługa wymaga dobrej współpracy księgowych, informatyków i specjalistów podatkowych.