zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

06 października 2017

Na czym polega kontrola dokumentów księgowych?

 

Prawidłowa kontrola dokumentów księgowych jest kluczowym etapem procesu księgowania. Jest to moment decyzji o kwalifikacji danego dokumentu do ujęcia w księgach, uzupełnienia brakujących informacji i weryfikacji zasadności kosztu.

 

Brak przygotowania dokumentów księgowych pod kątem ich kompletności, zgodności z przepisami oraz zasadności ujęcia w księgach naraża biuro rachunkowe i przedsiębiorcę na zarzuty ze strony urzędników skarbowych. Konsekwencją może być wyrzucenie z kosztów dokumentów niespełniających wymogów formalnych lub takich, które nie są wystarczająco powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Etap kontroli ma również istotny wpływ na prawidłową kwalifikację wydatków, a w niektórych przypadkach decyduje o tym, czy dany wydatek może być kosztem uzyskania przychodu czy też okoliczności jego poniesienia np. w przypadku kosztów reprezentacji powodują, że powinien zostać ujęty jako niestanowiący kosztu uzyskania przychodu. Te wszystkie kwestie należy rozstrzygnąć na etapie kontroli dokumentów księgowych przed wprowadzeniem zapisów do ksiąg.


Trzy kluczowe obszary kontroli dokumentów

Wskazane w ustawie o rachunkowości zasady kontroli dokumentów księgowych nakładają obowiązek przeprowadzenia kontroli tylko na podatników prowadzących księgi rachunkowe. Mają jednak charakter uniwersalny i są również wskazówką dla przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów.

  • Kontrola merytoryczna ma na celu sprawdzenie, czy operacja gospodarcza przedstawiona na dokumencie księgowym jest powiązana z działalnością gospodarczą i czy jest zasadna z punktu widzenia ekonomicznego firmy oraz czy dane zawarte na dokumencie są zgodne z umowami, zamówieniem lub zleceniem pod kątem cen, ilości, zakresu usług lub towaru. W przypadku, gdy opis na fakturze nie jest wystarczająco szczegółowy, aby umożliwić prawidłową ocenę wydatku dokument powinien dodatkowo zawierać opis, który pomoże go zakwalifikować do kosztów i w razie kontroli wykaże uzasadnienie ujęcia w księgach.
  • Kontrolna formalna – polega na ustaleniu, czy dokument jest poprawny pod kątem wymogów prawnych, jakie musi spełniać dokument księgowy. Zakres czynności sprawdzających obejmuje poprawność danych takich jak NIP, nazwa i dane adresowe firmy, data wystawienia i data sprzedaży, opis operacji gospodarczej. Sprawdzić należy również, czy dany wydatek został udokumentowany we właściwy sposób: zarówno ustawa o rachunkowości, rozporządzenie o kpir jak i ustawa o podatku VAT określają rodzaje wydatków, które mogą być udokumentowane paragonami lub dowodami wewnętrznymi oraz wszystkie dane jakie musi zawierać faktura, żeby została uznana za prawidłowy i kompletny dokument księgowy.
  • Kontrola rachunkowa – polega na sprawdzeniu, czy na dokumentach księgowych nie ma błędów rachunkowych. Szczególnie należy zwrócić uwagę na podsumowania w przypadku dokumentów sporządzonych odręcznie oraz na prawidłowość przeliczenia wartości z walut obcych przy uwzględnieniu właściwego kursu walut.


Kto jest odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli dokumentów księgowych?

Kontrola merytoryczna dokumentów powinna być przeprowadzona przez klienta, ponieważ biuro rachunkowe nie posiada zazwyczaj wystarczającej wiedzy, żeby rozstrzygać czy dany zakup ma uzasadnione powiązanie z prowadzoną przez klienta działalnością gospodarczą. W razie wątpliwości biuro rachunkowe powinno zgłaszać klientowi swoje uwagi dotyczące niektórych wydatków i posiadać pisemne wyjaśnienie od klienta uzasadniające kwalifikację dokumentu księgowego. Kontrola formalna i rachunkowa zazwyczaj należy do obowiązków biura rachunkowego – jest to weryfikacja dokumentów pod kątem przepisów prawa i poprawności wyliczeń, więc biuro rachunkowe posiada odpowiednią wiedzę do przeprowadzenia takiej kontroli. Ze względu na bezpieczeństwo obu stron wskazane jest zamieszczenie w umowie zapisu o podziale zakresu kontroli dokumentów księgowych pomiędzy klienta a biuro.