zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

25 czerwca 2017

Jak prawidłowo obliczać wynagrodzenie za czas urlopu?


Wakacje to czas, w którym działy kadr mają najwięcej pracy związanej z obliczaniem wynagrodzenia za czas urlopu. Jednocześnie okres ten to dobry moment na analizę stanu urlopów pracowniczych oraz zasad wyliczania wynagrodzenia za czas nieobecności. Warto pamiętać, że choć wykorzystanie czasu wolnego przedsiębiorca uzgadnia z pracownikami, to pracodawca ponosi odpowiedzialność za nieudzielenie urlopu zaległego.


Co do zasady pracodawca zobowiązany jest do udzielenia pracownikowi należnego urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, jednak nie później niż do 30 września następnego roku kalendarzowego. Należy udzielić zaległego urlopu w takim terminie nawet bez zgody pracownika, ponieważ za niedopełnienie tego obowiązku na pracodawcę zostanie nałożona kara grzywny w wysokości od 1 do 30 tys. zł. Z tego względu w pierwszej kolejności pracodawca powinien przeanalizować liczbę dni urlopu przysługujących poszczególnym pracownikom.

Jak prawidłowo obliczyć wymiar przysługującego urlopu?

Kodeks Pracy przewiduje dwa wymiary urlopu w zależności od okresu zatrudnienia:

  • 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony przez okres krótszy niż 10 lat,
  • 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony przez okres ponad 10 lat.

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu przysługujący urlop wylicza się proporcjonalnie. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa prawo do 1/12 urlopu dopiero po przepracowaniu każdego miesiąca, czyli „z dołu”.

Newsletter_2

Do okresu zatrudnienia wlicza się również okres nauki. W zależności od rodzaju ukończonej szkoły należy uwzględnić staż w wysokości:

  • 8 lat – za ukończenie szkoły wyższej,
  • 6 lat – za ukończenie szkoły policealnej,
  • 5 lat – za ukończenie szkoły średniej zawodowej i średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych,
  • 4 lata – za ukończenie średniej szkoły ogólnokształcącej,
  • 3 lata – za ukończenie zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej.

Powyższych okresów nauki nie sumuje się. Podobnie w przypadku gdy pracownik jednocześnie pobierał naukę i pracował, należy wybrać wariant korzystniejszy dla pracownika. Nieocenionym wsparciem przy wyliczaniu przysługującego urlopu może być system kadrowo-płacowy.

 

Jakie składniki wynagrodzenia wliczane są do podstawy urlopowej?

Jednym z wyzwań kadrowych jest prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia za urlop, szczególnie jeśli do podstawy brane są różne składniki wynagrodzenia. Zasadniczo wynagrodzenia za urlop powinno być jak najbardziej zbliżone do wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

W przypadku stałych składników wynagrodzenia wypłacanych co miesiąc w tej samej wysokości wyliczenie wynagrodzenia za czas urlopu nie stanowi problemu – jest ono takie samo jak wynagrodzenie za pracę. Komplikacje pojawiają się, gdy pracownik oprócz stałego miesięcznego wynagrodzenia otrzymuje również składniki zmienne. Część z nich wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego, natomiast niektóre powinny zostać pominięte. Zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się w łącznej wysokości za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jednak gdy składniki te ulegają większym wahaniom, należy uwzględnić okres nieprzekraczający 12 miesięcy.


Składniki wynagrodzenia wliczane do podstawy urlopowej:

  • wynagrodzenie zasadnicze określone w sposób stały,
  • dodatki miesięczne ustalone jako stała kwota, np. dodatek funkcyjny, stażowy, za pracę w warunkach uciążliwych itp.,
  • wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
  • dodatki za pracę w nocy,
  • dodatki za pracę ponadwymiarową pracowników zatrudnionych na część etatu;
  • premie regulaminowe, jeśli przysługują za wykonanie określonego i mierzalnego planu i zasady ich otrzymywania lub nie są określone w regulaminie wynagradzania,
  • składniki wynagrodzenia o charakterze roszczeniowym,
  • składniki wynagrodzenia wypłacane periodycznie, czyli wypłacane co jakiś czas, przy czym okresy, za jakie są wypłacane, nie muszą być jednolite i nie muszą być regularne.

Jak prawidłowo obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu?

Obliczoną podstawę wynagrodzenia urlopowego należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, za który została ustalona podstawa wynagrodzenia – wliczając w liczbę godzin również godziny nadliczbowe. Kolejnym krokiem jest pomnożenie tak ustalonej stawki za godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu. Wynik stanowi wynagrodzenie urlopowe.

 One-payroll

Pułapki wyliczania wynagrodzenia za czas urlopu:

Ustalając wymiar urlopu i wysokość wynagrodzenia urlopowego należy zwrócić uwagę na kilka kwestii, które często są przyczyną błędów:

  • Do stażu urlopowego nie wlicza się zatrudnienia na podstawie umów cywilno-prawnych.
  • Do wynagrodzenia urlopowego wlicza się tylko składniki płacowe wynikające ze stosunku pracy – nie uwzględnia się np. umowy cywilno-prawnej zawartej z własnym pracownikiem.
  • W przypadku pracownika podejmującego pierwszą pracę, miesiąc zatrudnienia uprawniający do 1/12 urlopu upływa z dniem przypadającym w następnym miesiącu kalendarzowym odpowiadającym dniu, w którym rozpoczęto pracę – nie jest to miesiąc kalendarzowy.
  • Jeżeli pracodawca wypłaca wynagrodzenie do 10-go dnia następnego miesiąca, do wynagrodzenia urlopowego uwzględniamy zmienne składniki wynagrodzenia faktycznie wypłacone w 3 miesiącach poprzedzających miesiąc urlopu. Np. jeśli pracownik wykorzystuje urlop w czerwcu, przy obliczaniu jego wynagrodzenia urlopowego należy wziąć pod uwagę wynagrodzenie wypłacone w maju za kwiecień, w kwietniu za marzec i w marcu za luty.