zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

31 marca 2017

Optymalizujemy firmę – archiwizacja dokumentów

 

Jednym ze sposobów usprawnienia i przyspieszenia procesów biznesowych w firmie jest archiwizacja dokumentów elektronicznych. Umożliwia ona nie tylko zaoszczędzenie czasu (o 30-50 proc.) i pieniędzy, ale również przynosi inne korzyści.

 

Niejednemu przedsiębiorcy sen z powiek spędzają zbyt wysokie koszty prowadzonej działalności. Każdy stara się je obniżyć, ale nie każdy działa na tym polu skutecznie, a niektórzy wręcz nie wiedzą, od czego zacząć. Przede wszystkim należy przyjrzeć się tym obszarom w firmie, które generują najwięcej wydatków. I niekoniecznie chodzi o koszty zatrudnienia. Wiadomo, że pracę ktoś wykonywać musi i że trzeba za nią zapłacić. A zatem, choć metoda cięcia kosztów poprzez redukcję personelu czy płac na pierwszy rzut oka może wydawać się kusząca, korzystanie z niej na dłuższą metę nie rozwiązuje problemu. Przeciwnie – ogranicza możliwości rozwoju biznesu, a nawet uwstecznia organizację.


Audyt, czyli gdzie szukać rozwiązania

Są takie obszary w przedsiębiorstwie (nie zawsze szybko rozpoznawalne), w których można wygenerować oszczędności środków finansowych nawet na poziomie 50 proc. Gdzie ich szukać i jak je dostrzec? Przedsiębiorcy są przyzwyczajeni, że trzeba opłacać ZUS, podatki i …rachunki. Warto zwrócić uwagę właśnie na te rachunki. Być może części z nich udałoby się nie płacić. Ale trzeba znaleźć sposób na ich ograniczenie. Przedsiębiorca ma zazwyczaj na tyle dużo obowiązków i bieżących zadań, że nie może samodzielnie poddawać głębszej analizie pełnej struktury kosztów. Jeśli tak jest, warto zlecić taką analizę komuś innemu. Może to być osoba zatrudniona w firmie, ale czasem dużo więcej i znacznie szybciej obszary z potencjałem optymalizacyjnym dostrzeże ktoś z zewnątrz – zaufany doradca, a szczególnie osoba, która ma na tym polu doświadczenia i specjalizuje się w tej dziedzinie.

W wyniku audytu lokalizowane są obszary działania, w których można zredukować wydatki. Redukcja kosztów może wiązać się ze zmianą organizacji pracy, modernizacją (maszyn, rozwiązań), restrukturyzacją zatrudnienia lub wyeliminowaniem zbędnych źródeł kosztów. Mając tę wiedzę, warto zaplanować wdrożenie zmiany.

Aby zobrazować na przykładzie lokalizowanie obszarów optymalizacji, wystarczy przywołać na początek jedno proste wyliczenie: przechowywanie jednej kartki A4 kosztuje średnio 1 – 4 gr rocznie, natomiast przechowywanie cyfrowego obrazu dwóch stron A4 (jedna kartka może mieć dwie strony) kosztuje średnio 0,5 gr rocznie. Podczas wyliczenia zostały uwzględnione klasyczne koszty przechowywania dokumentów papierowych, a więc wydatki poniesione na segregatory, folie ochronne, druk, a także szafy oraz powierzchnie biurowe. Warto też zaznaczyć, że w przypadku dokumentów papierowych wszystkie wspomniane koszty trzeba ponieść już na początku, co w większości przypadków nie dotyczy przechowywania dokumentów cyfrowych.


Obieg dokumentów i archiwizacja

Jest więc dosyć oczywiste, że jednym z częstych obszarów optymalizacji jest obieg i obsługa dokumentów w przedsiębiorstwie. Problem przetwarzania faktur papierowych, a co za tym idzie także ich drukowania, przechowywania i archiwizowania, rozwiązują e-faktury. Można je rozesłać praktycznie bez kosztów, jednym kliknięciem, a następnie sprawdzać online status ich odbioru. Znika konieczność organizacji fizycznego miejsca, w którym są one przechowywane. Dokumenty elektroniczne wystarczy pogrupować w ustalony sposób, tworząc katalogi dla poszczególnych ich grup – np. według odbiorców, co usprawni wyszukiwanie faktur. Do wspomnianych katalogów mogą w każdej chwili sięgnąć wszystkie uprawnione do tego osoby, co nie zawsze jest możliwe w przypadku faktur papierowych, a zupełnie niemożliwe, gdybyśmy chcieli przejrzeć dokumenty zdalnie. Ponadto przedsiębiorstwo oszczędza na druku, którego koszty często bywają w firmach niebagatelne.

Newsletter_2
 

Nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy

Jest wiele powodów, dla których warto skorzystać z rozwiązania do archiwizacji faktur i innych dokumentów. Przedsiębiorstwa, które przeszły na elektroniczne fakturowanie, podkreślają takie zalety jak:

  • bezpieczeństwo – dokumenty nie mogą zaginąć, nie ma do nich dostępu nikt niepowołany, nie można fizycznie zniszczyć dokumentu, nie ma problemu z blaknięciem wydruków, itd.,
  • oszczędność czasu przy wyszukiwaniu dokumentów,
  • niższe koszty archiwizowania – wystarczy przestrzeń na dysku i polityka tworzenia kopii zapasowych,
  • możliwość zdalnego przeglądania dokumentów – niezależnie od miejsca i czasu,
  • oszczędność związana z eliminacją kosztów przesyłek pocztowych,
  • możliwość śledzenia statusu odbioru dokumentów przez kontrahenta,
  • możliwość usprawnienia, a nawet automatyzacji obsługi faktur w systemach księgowych,
  • błyskawiczne przesłanie dokumentu między kontrahentami,
  • możliwość cyfrowego opisywania dokumentów – dodawania etykiet, notatek, itp.,
  • możliwość wyeliminowania błędów, jakie są popełniane przy obsłudze faktur papierowych, a związanych z przepisywaniem danych z wydruku do systemu komputerowego. Błędy te można wyeliminować stosując rozwiązania do optycznego rozpoznawania znaków wydrukowanych na dokumencie (OCR) lub standardu e-faktury z zawartymi w niej metadanymi, czyli danymi rozpoznawanymi przez system komputerowy,
  • pozytywny wpływ na ochronę środowiska.


Stacjonarnie czy w chmurze?

Trzeba jednak pamiętać, że archiwizacja cyfrowa również kosztuje – przedsiębiorcy muszą liczyć się z wydatkiem, który będą musieli ponieść na przechowywanie danych na dyskach. Poziom kosztów zależy od tego, czy firma zdecyduje się na korzystanie z przestrzeni w chmurze (w tym wariancie trzeba opłacać miesięczny lub roczny abonament, a jego wysokość zależy od wielkości wynajmowanej przestrzeni dyskowej), czy raczej postanowi zainwestować we własne nośniki pamięci masowej. Ponadto nie wolno zapominać o regularnym tworzeniu kopii zapasowych, które znacznie zredukują ryzyko utraty przechowywanych dokumentów.