zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

19 lutego 2018

Czy działy finansowo-księgowe są przygotowane do RODO?

Mimo że regulacje RODO zaczną obowiązywać już 25 maja, wciąż brakuje wielu przepisów krajowych, które uszczegóławiają wiele obowiązków wynikających z unijnego rozporządzenia. W przypadku działów finansowych i księgowych dodatkową komplikacją jest fakt, że przechowując wiele informacji o klientach, kontrahentach i partnerach, podlegają dodatkowo wielu innym niż RODO przepisom. Co zatem RODO oznacza dla działów finansowych i księgowych w przedsiębiorstwach?


Pole odpowiedzialności dla kierowników tych obszarów jest ogromne. Księgowość i finanse muszą wiedzieć, w jaki sposób poradzić sobie z najważniejszymi informacjami, które organizacja zbiera i przetwarza. Jakiekolwiek naruszenie zasad ochrony tych danych, wyciek danych czy zgubienie (np. nośnika USB z informacjami finansowymi) naraża przedsiębiorstwo nie tylko na sankcje przewidziane prawem, ale także na dotkliwe straty finansowe wynikające choćby z utraty, kradzieży czy opublikowania wrażliwych danych finansowych. Dlatego to właśnie na działach finansowych i księgowych spoczywa ogromna odpowiedzialność za ochronę danych osobowych. Nawet jeżeli firma wyznaczy osobę do pełnienia roli Inspektora Ochrony Danych, nawet jeżeli zostaną wdrożone procedury na poziomie ogólnofirmowym, nie zwolni to kierownictwa wydziału księgowego lub finansowego z odpowiedzialności za ochronę danych w jego obszarze kompetencji.

szkolenie_rodo_2

Jeżeli w Twoim dziale przechowywane są ważne informacje związane z finansami i księgowością, musisz dostosować się do spełnienia konkretnych wymagań.


Każde przedsiębiorstwo musi posiadać dobrze zarządzane archiwum faktur i innych dokumentów finansowych. Z doświadczenia wiadomo, że papierowe zapisy są w przedsiębiorstwach przechowywane w różnych lokalizacjach. Podobnie jest z dokumentacją elektroniczną – wiele różnych e-dokumentów lub skanów dokumentów papierowych przechowywana jest na różnych komputerach lub dyskach. Bardzo często w działach finansowych przechowywane są dane dotyczące konsumentów czy dostawców, łącznie z ich danymi osobowymi. Zgodnie z nowymi regulacjami każda z tych osób będzie mieć prawo do zapytania jakie dane przechowujemy i do jakich celów oraz poproszenia o ich przejrzenie. Wówczas organizacja musi być w stanie zareagować szybko na taką prośbą dostarczając odpowiednie informacje w formacie, w jakim zażyczyła sobie tego zainteresowana osoba. Zatem należy zadbać o to, by wszelkie dane podlegające ochronie na podstawie RODO były zgromadzone w taki sposób, by można było je szybko móc zaprezentować.  Pamiętaj także, że każda osoba, które dane są przechowywane w Twoim dziale ma prawo zażądać ich usunięcia. Oczywiście, w przypadku przechowywania dokumentów takich jak faktury, obowiązek ich przechowywania wynika z innych ustaw. W takiej sytuacji wszyscy pracownicy działu finansowego muszą zostać odpowiednio przeszkoleni by wiedzieć kiedy i jakiego rodzaju dokumenty można usunąć, a jakie należy bezwzględnie zachować np. na wypadek kontroli urzędu skarbowego.

 

Przygotowując dział finansowy lub księgowy do wymagań RODO warto wykonać szybki test by sprawdzić, na jakim etapie przygotować się znajdujemy.

  • czy wiesz, jakie dane osobowe są przechowywane w Twoim dziale?
  • czy wiesz, gdzie te dane są zgromadzone i w jaki są zarządzane?
  • czy wiesz, kto jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo i przetwarzania danych osobowych w Twojej firmie?

Jeżeli chociaż jedna odpowiedź brzmi „nie”, wówczas musisz bliżej zainteresować się wyzwaniem, przed którymi stoi Twój dział i mocniej zaangażować siebie i swoich pracowników do niezbędnych przygotowań. Pamiętaj, że niezwykle ważna jest współpraca pomiędzy poszczególnymi działami w Twojej organizacji. By zapewnić niezbędny poziom bezpieczeństwa danym w dziale finansowym, musisz współpracować ściśle z działem IT odpowiedzialnym za cyberbezpieczeństwo.

Dzięki temu, że Twoja firma i Twój dział będzie przygotowany do wymagań RODO, poprawią się standardy postępowania z danymi, co będzie mieć wpływ na funkcjonowanie całego działu i całej firmy. Dział finansowy zajmuje się przetwarzaniem na co dzień dużej ilości wrażliwych danych finansowych, co powoduje, że to właśnie finanse i księgowość będą najbardziej narażone na najwyższe grzywny. 

Jednak przygotowanie do RODO niekoniecznie musi oznaczać wielką rewolucję. Niekiedy wystarczy zakup nowego oprogramowania do obsługi finansów i księgowości dający możliwość monitorowania dostępów do informacji lub automatyzację procesów związanych z fakturowaniem. Dobrym rozwiązaniem będzie także znalezienie rozwiązania dającego możliwość przechowywania danych w chmurze (np. Sage 50cloud), co nie tylko umożliwia szybki dostęp do informacji, ale także zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa niż przechowywanie danych na własnym serwerze.