zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

30 sierpnia 2017

Jak rozliczać świadczenia urlopowe, gdy w firmie nie ma ZFŚS

 

Pracodawca, który zatrudnia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na dzień 1 stycznia, nie ma obowiązku tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W takim przypadku alternatywą jest wypłacanie świadczenia urlopowego. W jaki sposób takie świadczenie rozliczyć?

 

Świadczenie urlopowe może być wypłacone pracownikowi, jeśli w firmie nie ma ZFŚS. Przewaga tej formy polega na możliwości dofinansowania wypoczynku wszystkich pracowników bez względu na ich status materialny. Natomiast w porównaniu do finansowania ze środków obrotowych pozawala na skorzystanie z ulgi w naliczaniu składek ZUS.


Świadczenie urlopowe - kiedy pracodawca musi je wypłacać?

Nie każdy pracodawca, który nie tworzy ZFŚS jest zobowiązany do wypłaty świadczenia urlopowego. Zakład pracy może zrezygnować z wypłaty tych świadczeń, ale powinien poinformować o tym pracowników do 31 stycznia w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Taką informację należy ponawiać z każdym kolejnym rokiem, ponieważ decyzja o niewypłacaniu świadczeń dotyczy jednego roku kalendarzowego.

Świadczenie urlopowe nie jest wypłacane z funduszu socjalnego. W związku z tym nie zależy ono od sytuacji materialnej, rodzinnej czy zdrowotnej pracownika. Przysługuje raz w roku każdemu pracownikowi, jeśli skorzysta z nieprzerwanego 14-dniowego urlopu wypoczynkowego, wliczając w to również dni wolne od pracy i święta. Jest to jedyny warunek otrzymania świadczenia urlopowego – przy czym pracownik nie musi składać wniosku o jego wypłacenie. Nie ma również znaczenia staż pracy pracownika. Należy jednak pamiętać, że świadczenie przysługuje tylko pracownikom i nie dotyczy zleceniobiorców.


Zwolnienie świadczenia urlopowego ze składek ZUS tylko do limitu

Zasady wypłaty świadczeń urlopowych zostały uregulowane w ustawie o ZFŚS pomimo że w praktyce nie są one wypłacane ze środków zgromadzonych na koncie funduszu. Zgodnie z ustawą wysokość świadczenia urlopowego nie powinna przekraczać wysokości rocznego odpisu na ZFŚS w przeliczeniu proporcjonalnym do wymiaru czasu pracy pracownika. I zgodnie z ustawą o ZFŚS w takiej wysokości nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników. Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż określona w ustawie o ZFŚS to nadwyżka ponad tą kwotę podlega obowiązkowym składkom ZUS.

Zwolnienie dotyczy również składki zdrowotnej. Zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, do ustalenia podstawy wymiaru składki zdrowotnej stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek społecznych. Jeśli świadczenie podlega zwolnieniu ze składek społecznych, to tym samym nie podlega obowiązkowi naliczenia składki zdrowotnej.

Dokonując wypłaty świadczeń urlopowych na podstawie innej niż przepisy o ZFŚS, pracodawca nie może skorzystać ze zwolnienia oskładkowania ZUS wypłaconego świadczenia. Z punktu widzenia pracodawcy ważne jest zatem umieszczenie zapisu (np. w regulaminie wynagradzania) o wypłatach świadczeń urlopowych dla pracowników na podstawie art. 3 ustawy o ZFŚS.


Wysokość świadczenia urlopowego równa wysokości odpisu

Powiązanie wypłat świadczeń urlopowych z ustawą o ZFŚS określa również wysokość wypłaty świadczenia. W 2017 roku wysokość odpisów na ZFŚS uległa podwyższeniu i analogicznie wyższe też mogą być wypłaty świadczeń urlopowych w firmach niezobligowanych do tworzenia ZFŚS. Pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu przysługuje kwota 1 185,66 zł. W przypadku wykonywania pracy w warunkach szczególnych dofinansowanie może wynieść 1 580,89 zł, a w przypadku pracownika zatrudnionego na pół etatu, świadczenie ulega proporcjonalnie zmniejszeniu o połowę i wynosi odpowiednio 592,83 zł i 790,45 zł.

W przypadku zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie roku w praktyce przyjęto rozliczanie świadczeń urlopowych zgodnie z wymiarem etatu na dzień przyznawania świadczenia.

Ustawa określa również wysokość świadczenia dla pracownika młodocianego: w pierwszym roku nauki może wynieść 158,09 zł, w drugim roku wzrasta do kwoty 189,71 zł, a w trzecim roku wynosi 221,32 zł.

 

Świadczenie urlopowe w całości podlega opodatkowaniu

Świadczenia urlopowe nie mają charakteru działalności socjalnej i nie są wypłacane ze środków zgromadzonych na koncie ZFŚS. Z tego powodu nie mogą korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zwolnienie z podatku dochodowego wypłat z środków, o których mowa w przepisach o ZFŚS do wysokości 380 zł rocznie, dotyczy wyłącznie finansowania działalności socjalnej. Ponieważ wypłata świadczeń urlopowych nie spełnia tego warunku w całości podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

 Newsletter_2

Jak rozliczyć wypłatę świadczenia?

Wypłata świadczenia urlopowego następuje najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie 14-dniowego urlopu wypoczynkowego – jest to bardzo ważne, ponieważ stanowi jeden z warunków wypłaty świadczenia na podstawie przepisów o ZFŚS. Oznacza to jednak konieczność wypłaty świadczenia w innym dniu, niż wynagrodzenie za dany miesiąc. W celu ustalenia właściwej wysokości zaliczki na podatek dochodowy, należy wartość wypłaconego świadczenia urlopowego doliczyć do wypłaty pracownika w miesiącu wypłaty świadczenia.

Często pojawia się pytanie, czy wartość świadczenia wypłacić w wysokości netto czy brutto. Prawidłowym postępowaniem jest naliczanie podatku lub składek ZUS (jeśli świadczenie nie może korzystać ze zwolnienia) od każdej dokonanej wypłaty w sposób narastający – każda kolejna wypłata powinna uwzględniać poprzednie wypłaty i w razie potrzeby korygować wcześniej dokonane rozliczenia.