zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

Generowanie i wysyłkę e-sprawozdań musi wspierać odpowiednie oprogramowanie

Generowanie i wysyłkę e-sprawozdań musi wspierać odpowiednie oprogramowanie

#GotowiNaZmiany

07 lutego 2019

e-sprawozdania
Legislacja

Podmioty, które są zobowiązane do składania elektronicznych sprawozdań finansowych, mają obowiązek przygotowania ich i przekazania wyłącznie w takiej właśnie formie. Aby sprostań temu obowiązkowi konieczne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania.


Zmiana przepisów to oczywiście dla części podmiotów nowe wyzwanie. Naprzeciw wymuszonym przepisami potrzebom wychodzą rozwiązania informatyczne, które pozwalają w sposób pewny i wygodny sprostać nowym wymaganiom.


Wszystkie jednostki figurujące w KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani do sporządzania sprawozdań finansowych, w tym roku zobligowani są do przygotowania i przesłania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie ze strukturą logiczną wymaganą przez Ministerstwo Finansów – JPK_SF. Powoduje to konieczność nie tylko dostosowania się do wymagań formalnych, czyli zgodności stworzonego dokumentu z wytycznymi resortu finansów, ale także dotrzymania wynikających z ustawy terminów. Forma elektroniczna nie pozostawia już możliwości sygnowania sprawozdań z datą wsteczną, gdyż wymagany podpis elektroniczny zawiera szczegółowe dane dotyczące czasu jego złożenia. Także sam dokument przechowuje dane dotyczące historii utworzenia, a organ kontrolny zyskuje możliwość jej monitorowania.


Wdrożenie e-sprawozdań nie dopuszcza opóźnień, co stanowi dodatkowy element presji na osoby zobligowane do ich sporządzenia. Poza tym wymaganie zgodności ze strukturą JPK_SF sprawia, że konieczne jest wsparcie odpowiednich narzędzi informatycznych. Dotychczasowe praktyki tworzenia sprawozdań w arkuszach kalkulacyjnych już się nie sprawdzą, ponieważ e-sprawozdania muszą zawierać dane w formacie .xml i być uporządkowane według struktury logicznej JPK. Prawidłowe pliki pomoże wygenerować oprogramowanie finansowo-księgowe. Warto jednak sprawdzić, czy jest ono dostosowane do tworzenia dokumentów zgodnych z wymaganiami znowelizowanych przepisów, tak aby mogły zostać zaakceptowane przez właściwe organy nadzorujące.


Sprawnie, bezpiecznie i zgodnie z przepisami


Rozwiązania informatyczne nie tylko pozwalają szybko przygotować sprawozdanie finansowe, ale także umożliwiają wygenerowanie pliku we właściwym formacie i strukturze akceptowanej przez organy skarbowe. Nie wszystkie podmioty obecnie dysponują odpowiednim oprogramowaniem. Przed przygotowaniem pierwszego e-sprawozdania należy upewnić się, czy dostawca oprogramowania zapewnił funkcjonalność do obsługi e-sprawozdań i w jakim zakresie – czy dostępne jest generowanie pliku, tworzenie, zapisywanie, weryfikacja poprawności oraz wysyłanie do odpowiedniego urzędu.


Oprogramowanie do obsługi e-sprawozdań powinno dawać wsparcie na każdym etapie tworzenia dokumentu, poczynając od importowania danych z różnych źródeł (jak pliki .xml oraz sprawozdania wygenerowane w systemie księgowym), przez swobodną pracę na danych i możliwość ich modyfikacji i zapisu dokumentu w kilku wersjach, po ostatecznie zintegrowanie dokumentu do formy odpowiedniej struktury JPK. Istotnym aspektem jest także możliwość uzupełniania dodatkowych informacji w każdej pozycji sprawozdania oraz tworzenia i podpinania wymaganych załączników do dokumentu.


Finalna wersja sprawozdania finansowego musi zostać zatwierdzona przez wszystkie zobligowane ustawą osoby, dlatego ważne jest, by oprogramowanie umożliwiało jego szybkie przeglądanie przez kilka osób jednocześnie. Dane w formacie .xml są dla użytkowników aplikacji biurowych nieczytelne, dlatego istotne jest udostępnienie ich w formatach umożliwiających podgląd. Ostatecznie przed przekazaniem do KRS lub KAS wszystkie osoby, które są zobowiązane przepisami do sygnowania dokumentu, muszą podpisać go za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego (co ma być dostępne od lutego 2019 r.). Oprogramowanie powinno dawać taką możliwość. Poza podpisaniem e-sprawozdania i zapisaniem go we właściwym formacie zgodnym z wymaganiami wraz ze wszystkimi dodatkowymi załącznikami warto jeszcze zadbać o weryfikację techniczną poprawności dokumentu przed jego wysłaniem do odpowiednich organów.


Czas w roli głównej


Jeśli obecny dostawca jeszcze nie przystosował swojego oprogramowania do nowych wymogów Ministerstwa Finansów, warto upewnić się, czy zdąży z jego aktualizacją przed końcem roku obrotowego organizacji, tak by osoby odpowiedzialne za przygotowanie e-sprawozdania miały dostatecznie dużo czasu na stworzenie dokumentu oraz uzyskanie jego akceptacji i podpisu przez wszystkich do tego zobowiązanych (np. wszystkich członków zarządu). Warto przypomnieć, że e-sprawozdanie musi powstać i zostać podpisane nie później niż w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego, a przekazane do właściwego urzędu w ciągu kolejnych 10 dni (do KAS) i 15 dni (do KRS).



Wypróbuj najbardziej zaufane rozwiązania finansowo-księgowe

Dowiedz się więcej


Sage ©Sage Group plc 2018 . ®Wszelkie prawa zastrzeżone
/*gatedcontent/