zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

Jakie dane osobowe może przetwarzać pracodawca? Cz.1

Jakie dane osobowe może przetwarzać pracodawca? Cz.1

21 września 2018

Legislacja

RODO bardzo silnie wpływa na prawo pracy i wiele procesów związanych z relacjami na linii pracodawca–pracownik. Dowiedz się, jakie dane osobowe może zbierać, przechowywać i przetwarzać pracodawca? Czy pracownik może odmówić przekazania niektórych informacji?


Rząd wciąż pracuje nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (RODO). Projekt został przyjęty przez Komitet Stały Rady Ministrów i skierowany na posiedzenie rządu. W projekcie ujęte są bardzo ważne i trudne obszary. Jednym z nich są zmiany w prawie pracy będące wynikiem miesięcy wspólnych działań Ministerstwa Cyfryzacji, Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a także innych resortów i urzędów. W opinii zaangażowanych w proces legislacyjny projekt powinien realnie wejść w życie w listopadzie br.


Dane pracownika


Projekt zakłada nowelizację Kodeksu pracy w zakresie danych o pracowniku, jakie może pozyskiwać firma. Zmiana ta określa katalog danych, których pracodawca żąda od kandydata do pracy.

Obejmuje on:


  • imię i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • dane kontaktowe wskazane przez kandydata,
  • wykształcenie,
  • kwalifikacje zawodowe
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ważne: nie w każdym przypadku rekrutacji wykształcenie, kwalifikacje czy przebieg zatrudnienia są kluczowe (np.:gdy szukamy osoby do prac sezonowych, z którą można przecież zawrzeć umowę o pracę). Stąd – te kategorie danych można będzie pobierać od kandydata, tylko gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.


Zgody pracownicze


Projekt normuje także możliwość pozyskiwania dodatkowych danych od kandydata lub pracownika, jeśli udzieli on na to zgody. Zapisy jednoznacznie przesądzają o tym, że zarówno kandydat, jak i pracownik mogą udzielić zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych. Projekt mówi, że brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Nie mogą też wywoływać wobec nich żadnych negatywnych konsekwencji, a zwłaszcza nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez firmę.

Zniknęła natomiast tzw. przesłanka korzystności – kandydat lub pracownik mogą przekazać za zgodą zwykłe informacje, a nie tylko te, które są dla nich korzystne. Dlaczego? W wielu przypadkach sam zainteresowany nie jest w stanie ocenić, czy przekazanie konkretnych danych wywoła dla niego pozytywny efekt (np.: kandydat do pracy może uważać, że przedstawia doskonałe referencje; nie zna jednak listów innych kandydatów, więc może się okazać, że przedstawiony materiał działa na jego niekorzyść).


Ważne: w przypadku danych zwykłych definicja zgody w RODO jest określona bardzo liberalnie. Dla przykładu: kandydat z własnej inicjatywy (i woli) przesyła pracodawcy swoje CV, mimo braku zorganizowanej rekrutacji. Samo wysłanie CV, o ile nie zawiera danych wrażliwych, dla potencjalnego pracodawcy (odbiorcy CV), stanowi zgodę na przetwarzanie zawartych w nim informacji. Projekt wyraźnie przesądza również, że zgoda może dotyczyć danych osobowych udostępnianych zarówno z inicjatywy pracownika czy kandydata, jak i na wniosek pracodawcy. Zgoda nie będzie mogła stanowić podstawy do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO, czyli dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.


Zgoda a dane wrażliwe


Propozycje zmian w prawie pracy odwołują się tu do art. 9 RODO, który zawiera katalog danych wrażliwych. Wskazują, że odebranie zgody na ich pobranie (szczególnych kategorii danych) jest możliwe tylko wtedy, jeśli informacje takie są przekazywane z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.


Ważne: w tym przypadku zgodnie z RODO zgoda musi być zgodą wyraźną , co stawia jej jeszcze większe wymogi niż w przypadku danych zwykłych.

Oczywiście można spodziewać się tego, że mogą i pewnie będą pojawiać się wątpliwości, czy ta inicjatywa nie będzie wymuszona przez pracodawcę. Akt prawny stara się stworzyć zabezpieczenie dla pracownika, ale rzecz jasna nie jest w stanie wyeliminować wszelkich zagrożeń.


Ważne: regulacja została tak sformułowana, by zapisy Kodeksu pracy nie były przepisem szczególnym względem art. 6 i 9 RODO; pracodawcy będą mogli więc gromadzić dane także na podstawie innych przesłanek, nie tylko tych określonych w k.p., w szczególności jeśli pozyskanie informacji jest konieczne dla zawarcia umowy albo w sytuacji prawnie uzasadnionego interesu.

Na przykład firma dla własnego bezpieczeństwa gromadzi dane osób wchodzących na teren jej siedziby bez względu na to, czy chodzi o kandydata do pracy, czy pracowników ekipy sprzątającej. Kodeks pracy tej kwestii nie reguluje, bo to nie jest konieczne dla wykonania umowy o pracę. Podstawą do przetwarzania danych w takim przypadku będzie prawnie uzasadniony interes.


Dane biometryczne


Podstawą do przetwarzania danych biometrycznych może być oczywiście zgoda – pod warunkiem spełnienia wskazanych powyżej wymogów. Dodatkowo jednak projekt wprost uprawnia do przetwarzania danych biometrycznych pracowników (ale nie kandydatów), gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony lub do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, np. ze względu na szczególną wartość mienia. W tych dwóch przypadkach firma nie będzie więc musiała uzyskiwać zgody pracownika na gromadzenie danych biometrycznych, a wystarczy, że powoła się na jeden z dwóch wspomnianych celów.


Ważne: w innym celu, np. ewidencji czasu pracy, pozyskiwanie nie będzie możliwe.



Artykuł powstał na podstawie rozmowy przeprowadzonej z dr. Maciejem Kaweckim, Ministerstwo Cyfryzacji; publikacja w GazetaPrawna.pl

Tomasz_Mamys

Tomasz Mamys
Prowadził projekt dostosowania i wdrożenia RODO w Sage w Polsce jako części globalnej organizacji. Ekspert, autor publikacji i wystąpień w obszarze ochrony danych osobowych w biznesie. Zafascynowany rozwojem AI i nowych technologii w służbie ludzkości.

  • studiował na Wydziale Prawa Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu;
  • od ponad 20 lat związany z branżą IT;
  • od ponad 15 lat menadżer zespołów sprzedażowych i wdrożeniowych;
  • menadżer projektów IT;
  • trener profesjonalnych prezentacji;
  • aktualnie w Sage prowadzi zespół PreSales oraz zarządza wybranymi projektami wewnętrznymi.
/*gatedcontent/