zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej prostsze od 2018 roku

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej prostsze od 2018 roku

20 października 2018

Legislacja

Rząd pracuje nad zmianą przepisów dotyczących obowiązków pracodawcy związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Większa część odpowiedzialności za nią ma być przeniesiona na ZUS, a pracodawcy prawdopodobnie będą mogli stosować dokumenty elektroniczne. Zgodnie z zapowiedziami, nowe przepisy mają obowiązywać już od 2018 r., jednak pozostaje kilka problemów do rozwiązania.


Obecne przepisy wymagają od pracodawców przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat – jest on jednym z najdłuższych w Europie. Nowe przepisy mają go skrócić do 10 lat. Planowane jest także wprowadzenie możliwości archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej oraz zmniejszenie zakresu dokumentów podlegających obowiązkowemu archiwizowaniu.


Tańsza archiwizacja


Skrócenie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz ograniczenie jej zakresu wpłynie na znaczne ograniczenie kosztów archiwizowania dokumentów. Ponadto możliwość stosowania dokumentów elektronicznych zamiast papierowych umożliwi pracodawcom generowanie oszczędności – dokumenty elektroniczne przechowuje się nie tylko taniej, ale także szybciej się je generuje, łatwiej nimi zarządza i je wyszukuje.. Nowe przepisy stworzą przestrzeń dla rozwiązań informatycznych, które ułatwią pracę działu kadr poprzez tworzenie dokumentów pracowniczych bezpośrednio w systemach informatycznych, w których później będą przetwarzane i przechowywane. Wyprzedając wprowadzenie nowych przepisów Sage już przygotowało narzędzie e-Teczka w swoich programach kadrowych.


Pozostaje jednak pytanie, w jaki sposób pracownicy będą podpisywali dokumenty elektroniczne. Kwalifikowany podpis elektroniczny to koszt około 300 zł, stąd nie będzie możliwe wykorzystanie takiego rozwiązania w szerokim zakresie. Być może jednak uda się ustawodawcy znaleźć rozwiązanie, które nie będzie wymagało drukowania dokumentu elektronicznego w celu złożenia podpisu przez pracownika. To wciąż jeden z problemów do rozwiązania przez ustawodawcę.


Coś za coś, czyli dodatkowe obowiązki dla działu kadr


Pracodawcy z pewnością skorzystają na zmianie przepisów, jednak wprowadzenie w życie zmian wymaga podjęcia dodatkowych działań. Aby przenieść odpowiedzialność za dokumentację pracowniczą na ZUS, pracodawcy będą zmuszeni przekazywać ją pracownikom oraz do urzędu w szerszym zakresie. Planowane jest dalsze poszerzenie zakresu danych umieszczanych na świadectwie pracy. Według zapowiedzi na świadectwach mają znaleźć się informacje niezbędne do przyznania i określenia świadczeń. Ponadto pracownik ma otrzymywać zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania w stosunku pracy. Pracodawcy będą także zobligowani do przesyłania do ZUS dodatkowej deklaracji po zakończeniu stosunku pracy. Ma ona zawierać wszystkie informacje dotyczące okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Dane te ZUS ma przechowywać na koncie ubezpieczonego, co ma ułatwić przyszłe ustalenie świadczeń. Dodatkowo dzięki platformie PUE ZUS pracownik będzie mógł pobrać swoje dokumenty, np. jeśli zagubi oryginały. Wyeliminuje to konieczność udawania się bezpośrednio do byłego pracodawcy, co oszczędzi czas obu stronom. Nie będzie także problemu z odzyskaniem dokumentów, jeśli były pracodawca zniknie z rynku. Dokumenty wygenerowane z platformy PUE ZUS będą miała charakter dokumentu urzędowego, który nie będzie wymagał podpisu.


Zmiany nie obejmą wszystkich


Ze względu na fakt, iż indywidualne konta ubezpieczonych w ZUS funkcjonują dopiero od 1 stycznia 1999 roku, dokumenty pracownicze dotyczące osób, które podpisały umowy o pracę przed 31 grudnia 1998 roku będą musiały być przechowywane według starych zasad, czyli przez 50 lat. Ze względu na okres przejściowy dokumentację pracowników zatrudnionych po tej dacie należy przechowywać przez 10 lat od wejścia w życie nowych przepisów.


Ostateczny kształt zmian w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz obowiązków, jakie będą się z nimi wiązały, nie jest jeszcze znany. Prace nad nowymi przepisami nadal trwają.



/*gatedcontent/