zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

11 września 2018

Jak wypłacać pensje pracownikom zgodnie z RODO?


RODO ma ogromny wpływ na pracę działów kadrowych, w tym na comiesięczny proces wypłacania wynagrodzeń. Wypróbuj nasze porady i ciesz się zgodnością swoich procesów płacowych z RODO.

Lista płac po nowemu? RODO ma znaczący wpływ na proces wypłacania wynagrodzeń. Twoja firma być może musiała zaktualizować te procesy, by zapewnić zgodność z nowymi przepisami. Podpowiadamy, jak sprostać wyzwaniom z listą płac w zgodnie z zasadami RODO.


Oto trzy sposoby, w jakie RODO wpłynie na proces wypłaty i dokumentowania wynagrodzeń i trzy sposoby rozwiązania tych problemów.



1. Zarządzanie bezpieczeństwem i ochroną


Jednym z obowiązków firm w ramach RODO jest wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych, takich jak bezpieczne stacje robocze, serwery i przestrzeń dyskowa. Musisz także wdrożyć określone zasady bezpieczeństwa i klauzule poufności, aby ustalić najlepsze praktyki i odpowiedni protokół.


Jeżeli korzystasz z oprogramowania do zarządzania płacami lub planujesz je wkrótce nabyć, usługodawca może pomóc Ci w spełnieniu niektórych wymagań bezpieczeństwa związanych z oprogramowaniem.


Na przykład: jeśli twoje oprogramowanie płacowe jest chronione hasłem dla każdego pracownika, możesz zapewnić mu wyłączny dostęp do jego danych osobowych. Wrażliwe dokumenty pracownicze mogą być przechowywane i udostępniane w jednym miejscu, w którym kontrolowane są prawa dostępu do takich dokumentów, jak raporty płacowe.



2. Zgłaszaj i odpowiadaj na prośby


Należy także ustanowić procedurę dokumentowania zapytań o informacje i przechowywania odpowiedzi na te prośby. Oprogramowanie do zarządzania płacami nowej generacji jest wyposażone w funkcje, które pomagają zachować zgodność z przepisami RODO i Ustawy o ochronie danych osobowych.



3. Zademonstruj odpowiedzialność


Po dokonaniu oceny i wdrożeniu niezbędnych zmian w celu wykazania odpowiedzialności należy udokumentować te procesy i wykonane działania. Ta dokumentacja musi być bardzo szczegółowa i łatwo dostępna, aby każdy, kto obsługuje funkcję płac, mógł się do niej odwoływać i wykonywać swoje obowiązki.





Nasze wskazówki – co zrobić?


1. Cyfrowe paski wypłat


Jednym z zalecanych podejść do nowych wymogów bezpieczeństwa RODO jest zaprzestanie drukowania papierowych odcinków wypłat. Zamiast tego tzw. paski płacowe można generować w formacie cyfrowym. Spowoduje to konsolidację wszystkich danych pracowników w jednym bezpiecznym miejscu, w którym możesz kontrolować dostęp do poufnych dokumentów.



2. Konsolidacja danych czasu pracy


Jeśli używasz arkuszy czasu pracy w celu śledzenia godzin pracy, łatwiej jest spełnić wymagania dotyczące przechowywania danych za pośrednictwem bezpiecznego oprogramowania.


W ten sposób pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp, śledzić i odwoływać się do swojego czasu pracy, a zatwierdzeni administratorzy danych mogą z łatwością filtrować określone dane.



3. Przydziel lub zatrudnij inspektora ochrony danych


W ramach RODO przedsiębiorstwa i wszelkie organizacje przetwarzające dane osobowe w ich imieniu będą musiały (jeśli zachodzą pewne omawiane w rozporządzeniu warunki), wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD).


Inspektor ochrony danych musi dysponować wiedzą ekspercką z zakresu prawa ochrony danych, chociaż niekoniecznie musi to być pracownik. Szczegóły dotyczące wyznaczenia inspektora ochrony danych będą musiały zostać przekazane organowi nadzorującemu, np. UODO w Polsce.


Nawet jeśli zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem nie musisz powoływać inspektora ochrony danych, nadal powinieneś wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kwestie ochrony danych, która będzie w stanie odpowiedzieć na zapytania od zainteresowanych osób lub organów nadzoru.



/*gatedcontent/