zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 
7 kroków by dział kadrowy wypłacał wynagrodzenia zgodnie z RODO

7 kroków by dział kadrowy wypłacał wynagrodzenia zgodnie z RODO

09 maja 2018

7 kroków by dział kadrowy wypłacał wynagrodzenia zgodnie z RODO


Działy kadrowe w organizacjach muszą intensywnie przygotowywać się do spełnienia wymagań RODO. W szczególności warto zwrócić uwagę na kwestie listy płac i wypłacania wynagrodzeń zgodnie z nowymi przepisami. Wiele czynności płacowych trzeba będzie zorganizować na nowo.


Sage

Spełniasz
wymogi
RODO?

Sprawdź



Dział kadrowy zajmuje się przetwarzaniem dużej ilości danych osobowych. Lista płac jest jednym z istotniejszych elementów działalności firmy, która będzie wymagać istotnej zmiany procesowania, by zachować zgodność z RODO.


Oto lista 10 kroków, które należy wykonać by tworzenie listy płac i wypłacanie wynagrodzeń było zgodne z prawem po 25 maja.



1. Skonsoliduj dane osobowe

Jeżeli obecnie przechowujesz dane dotyczące personelu i listy płac w wielu różnych lokalizacjach, na różnych nośnikach, musisz zebrać wszystkie dane razem. Im mniej lokalizacji przechowywania, tym lepiej. Wygodniej i bezpieczniej nadzorować dane przechowywane w jednym miejscu.



2. Wprowadź odpowiednie zasady i standardy

Wprowadź firmowe zasady, standardy i polityki dotyczące zarządzania bezpieczeństwem informacji. Jasne i czytelne procedury pomogą lepiej spełnić wymogi bezpieczeństwa danych.



3. Pamiętaj o różnych rodzajach danych

Aby Twoja organizacja i dział kadrowy postępowały zgodnie z RODO, musisz wziąć pod uwagę, że najprawdopodobniej przetwarzasz wiele różnych rodzajów danych, pochodzących z różnych źródeł. Musisz m.in. zdecydować, w jaki sposób przechowywać ewidencje czasu pracy, informacje związane ze zwolnieniami chorobowymi, wnioskami o urlop. itd. Niejednokrotnie przychodzą w różnej formie – telefonicznie, przez e-mail, sms lub w inny sposób. Musisz określić, w jaki sposób przechowywać te wszystkie wiadomości, zawiadomienia i notatki.



4. Bezpieczne wypłacanie wynagrodzeń

Wg zasad RODO nie jest już możliwe zostawianie pasków wynagrodzeń na biurkach pracowników. Jeżeli przekazujesz takie dane pracownikom, musisz robić to w bezpieczny sposób. Jednym ze sposobów jest korzystanie z możliwości wysyłania pracownikom danych o wynagrodzeniu zaszyfrowanym e-mailem. Aby odczytać informacje, muszą uzyskać do niego dostęp, np. wprowadzić hasło.





5. Pamiętaj, jakie dane możesz i jakich nie możesz zbierać

Według RODO nie można zbierać i przechowywać dużych ilości danych, jeżeli nie ma w tym określonego celu i nie została udzielona wyraźna, konkretna zgoda. Upewnij się, że Twój zespół kadrowy zbiera i przetwarza tylko niezbędne dane osobowe, które są wymagane do konkretnego celu. Skonsultuj te cele i sposoby zbierania danych ze swoim Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.



6. Zapewnij pracownikom pełną widoczność przechowywanych na ich temat danych

Twoi pracownicy muszą wiedzieć, jakie ich dane osobowe są przechowywane firmie. Dział HR musi być przygotowany na prośby pracowników o dostęp do swoich danych, ich usunięcie lub poprawienie. Pamiętaj, że RODO daje Ci możliwość odrzucenia nadmiernych lub nieuzasadnionych żądań dotyczących danych osobowych, jednak będziesz musiał wykazać w dokumentacji, że są one bezpodstawne.



7. Twórz dla swoich pracowników powiadomienia o prywatności zgodne z RODO

Musisz poinformować swoich pracowników o przysługujących im uprawnieniach zgodnie z wymogiem przejrzystości. Pamiętaj, że nie możesz wykorzystywać danych swoich pracowników do innego celu bez powiadamiania ich.

Prawidłowa implementacja reguł RODO stanowi ogromne wyzwanie dla całej organizacji. Niektóre działy, jak właśnie dział kadrowy są w szczególny sposób zaangażowane w reorganizację procesów ochrony danych. Dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie działów kadrowych do nowych wymagań, w szczególności w takich obszarach, jak zarządzanie danymi pracowników i procesami płacowymi.



/*gatedcontent/