Zintegrowanie e-sklepu z systemem ERP daje obietnicę wyższych przychodów i większego zadowolenia klientów. Wszystko dzięki lepszemu planowaniu zapasów, redukcji błędów przy wprowadzaniu danych i skróceniu czasu realizacji zamówień.

Handel internetowy prowadzi dziś mnóstwo firm różnej wielkości. Niektóre z nich sprzedają wyłącznie w sieci, inne prowadzą także sklepy stacjonarne. Jeśli przychody ze sprzedaży mają być jak najwyższe, warto sklep internetowy zintegrować z oprogramowaniem ERP.

Oczywiście system do obsługi e-commerce może być wdrożony jako samodzielne rozwiązanie i nie musi być łączony z innymi aplikacjami, jednak ręczne wprowadzanie lub zarządzanie wymianą danych między sklepem internetowym a innymi systemami jest czasochłonne. Poza tym takie rozwiązanie sprawia, że pracownicy nie mają dostępu w czasie rzeczywistym do informacji o produktach, aktualnych stanach magazynowych, cennikach i promocjach.

Ręczne wprowadzanie zamówień z kanału e-commerce do systemu ERP jest nie tylko czasochłonnym procesem, ale też źródłem różnego rodzaju kłopotów, takich jak m.in. błędne adresowanie przesyłek czy utrzymywanie dalekiego od optymalnego poziomu zapasów. Brak automatyzacji w przepływie danych skutkuje również opóźnieniami w dostawie zamówionych towarów, co ma bezpośrednie przełożenie na niezadowolenie klientów, większą stopę zwrotów i utratę przychodów.

Funkcjonalności systemu ERP i e-commerce wzajemnie się uzupełniają. Platformy e-commerce to przede wszystkim internetowe narzędzia sprzedaży, natomiast systemy ERP są systemami wspomagającymi procesy biznesowe, zarządzanie zasobami i sprawozdawczością. Połączenie obu rozwiązań pozwala osiągnąć duży wzrost wydajności poprzez eliminację nieproduktywnych, powtarzalnych i manualnych zadań. Ale to nie wszystko. Gdy zapasy spadają poniżej określonego poziomu, moduły magazynowe w systemie ERP mogą uruchamiać zamówienia do dostawców, a kiedy potrzeba analizować trendy sprzedaży, możliwe jest szybkie, niestandardowe raportowanie modelowane pod kątem indywidualnych oczekiwań.

Jeśli zatem firma prowadząca handel elektroniczny chce być konkurencyjna i zamierza dbać o dobre wrażenie klienta, powinna zintegrować te dwa typy oprogramowania.

Typowymi obszarami integracji będą przede wszystkim:

• informacje o produktach
• cenniki
• informacje dla klientów
• sprzedaż i zamówienia
• status zamówień, realizacja, wysyłka
• śledzenie przesyłek
• faktury i płatności
• historia zamówień

Korzyści z integracji ERP z e-commerce

[tweet]Integracja e-sklepu z systemem ERP pomaga firmom uzyskać lepszą kontrolę nad kilkoma obszarami działalności.[/tweet] Wśród korzyści uzyskanych dzięki lepszemu przepływowi danych należy wymienić:

• oszczędność kosztów związanych z automatyzacją – integracja e-sklepu z systemem ERP gwarantuje, że zamówienia od klientów będą płynnie przesyłane do magazynu. Eliminacja ręcznego przesyłania danych redukuje koszty pracy;
• mniej błędów – w przypadku ręcznego wprowadzania zamówień do systemu ERP łatwo popełnić błąd. Zintegrowana wymiana danych w zasadzie eliminuje tego rodzaju błędy, więc niezależnie od tego, czy przetwarza się jedno, czy tysiąc zamówień, za każdym razem jest to ten sam szybki, wydajny, spójny i wolny od pomyłek proces;
• informacje o przychodach dostępne w czasie rzeczywistym – w każdym momencie można wygenerować raport o przychodach za dowolny okres na podstawie aktualnych informacji. Dzięki połączeniu aplikacji e-commerce z ERP firma posiada wiedzę o wszystkich przepływach pieniężnych;
• synchronizacja zapasów – jednym z najbardziej frustrujących aspektów handlu online zarówno dla firm, jak i klientów jest trudność w optymalizacji poziomów zapasów. Połączenie systemu przyjmującego zamówienia online z ERP pozwala śledzić przepływ produktów w czasie rzeczywistym. Umożliwia to zarówno natychmiastowe informowanie klientów, gdy produkt jest niedostępny, jak również wygenerowanie odpowiednio szybko zamówienia do dostawcy. To pomaga firmie chronić jej reputację. Dzięki aktualnym informacjom o zapasach i wielkości sprzedaży internetowej właściciel e-sklepu może zmniejszyć także koszt magazynowania towarów, ponieważ jest w stanie odpowiednio zaplanować zakupy na podstawie faktycznego zapotrzebowania;
• synchronizacja danych klienta – tę korzyść doceniają użytkownicy za każdym razem, gdy klienci zmieniają dotyczące ich dane. Integracja pozwala w sposób automatyczny zsynchronizować dane w obu rozwiązaniach informatycznych;
• skrócenie czasu realizacji zamówienia i wysyłki – dzięki połączeniu aplikacji e-commerce i ERP nowe zamówienia online przepływają płynnie w czasie rzeczywistym do systemu ERP, co pozwala szybko rozpocząć operacje zmierzające do realizacji dostawy. Nie trzeba czekać, aż nowe zamówienia zostaną przepisane do systemu księgowego lub ERP, co w przypadku niektórych firm może opóźnić moment wysyłki nawet o kilka dni;
• lepsza obsługa klientów – większość klientów (zarówno B2B, jak i B2C) chce otrzymywać aktualne informacje na temat statusu swoich zamówień. Gdy firma posiada automatycznie zaktualizowane informacje o produktach, dostępności zapasów w czasie rzeczywistym i dane dotyczące śledzenia przesyłek, pracownicy działu obsługi klienta są w stanie zapewnić jej najwyższy poziom. To zwiększa prawdopodobieństwo, że zadowoleni klienci wrócą jeszcze na zakupy lub podzielą się pozytywną opinią z innymi;
• lepsza kontrola nad działalnością – integracja rozwiązania e-commerce i ERP pozwala zarządzać całym obszarem sprzedaży z jednego miejsca, a w czasie zwiększonego zapotrzebowania na produkty realizować zamówienia online bez angażowania dodatkowych zasobów. W przypadku gdy przedsiębiorstwo sprzedaje zarówno w sieci, jak i w sklepach tradycyjnych, integracja oprogramowania pozwala uzyskać jeden spójny obraz sprzedaży.

Warto dodać, że system ERP pozwala na tworzenie spersonalizowanych treści dla klientów, co jest istotne w erze customer experience – czyli potrzeby zapewnienia klientom jak najlepszych wrażeń z kontaktu z firmą. Łączenie informacji opisujących zachowania klienta w sklepie internetowym z informacjami o zamówieniach pozwala uzyskać wgląd w szczegółowe statystyki sprzedaży dotyczące preferencji nabywców. Pozwala to określać trendy, lepiej definiować segmenty klientów i adresować skuteczniejsze, spersonalizowane informacje i oferty.

Korzyści z integracji ERP i e-commerce w liczbach:

18% lepsze doświadczenie klienta

25% redukcja poziomu zapasów

25% mniej ręcznego wprowadzania danych

22% mniej błędów

[Źródło: easyerp blog]