zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

25 czerwca 2017

Zarządzanie

Obecnie firmy zatrudniające pracowników muszą archiwizować dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Prawdopodobnie ten uciążliwy i kosztowny obowiązek niedługo zostanie złagodzony – ustawodawca przeniesie go na ZUS, a firmy będą mogły archiwizować dokumenty w formie elektronicznej.


Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez wiele lat wprowadzono po to, by zapewnić pracownikom możliwość udokumentowania zatrudnienia np. podczas ubiegania się emeryturę czy rentę. Dla pracodawców oznacza to kosztowne magazynowanie znacznej ilości dokumentów papierowych (elektronicznych nie można) przez długie dekady. Może się to zmienić już od 2018 roku, rząd zapowiada bowiem zmiany przepisów. Przede wszystkim okres obowiązkowego przechowywania dokumentów ma być znacznie krótszy – zaledwie 10-letni. Ma też być dopuszczona możliwość archiwizacji dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej.


Ma być taniej i łatwiej


Przechowywanie dokumentów elektronicznych w porównaniu z papierowymi jest tańsze, a dodatkowo daje możliwość ułatwienia pracy działom kadr. Wprowadzenie możliwości posługiwania się dokumentami elektronicznymi pozwoli na wykorzystanie rozwiązań, które umożliwią generowanie, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów w tej formie za pomocą programów kadrowych. W takie narzędzie (e-Teczkę) wyposażone zostały już teraz systemy kadrowe Sage. Zgromadzenie wszystkich dokumentów w jednym systemie informatycznym pozwoli na ich szybsze odnajdywanie i zarządzanie nimi, a więc usprawni pracę osób za nie odpowiedzialnych. Poza tym firmy nie będą już musiały utrzymywać opasłych archiwów wydrukowanych dokumentów. Nadal są jeszcze pewne znaki zapytania.



One-payroll

Niewiadomą jest np. kwestia podpisywania dokumentów elektronicznych przez pracowników. Aby były one w pełni elektroniczne, należałoby ominąć konieczność drukowania dokumentu w celu złożenia ręcznego podpisu. Rozwiązaniem mógłby być kwalifikowany podpis elektroniczny, jednak jest to rozwiązanie kosztowne (około 300 zł), dlatego jego szersze wykorzystanie będzie prawdopodobnie niemożliwe. Kwestia ta być może zostanie rozwiązana przez ustawodawcę.


Ułatwienia wiążą się z dodatkowymi obowiązkami


Nowe przepisy w zamyśle mają zdjąć z pracodawców część obowiązków związanych z archiwizacją i przenieść je na ZUS. Jednak aby ZUS mógł ten obowiązek przejąć, dokumenty pracownicze trzeba do zakładu przesłać. W tym celu ma powstać nowa deklaracja ZUS, którą pracodawca będzie składał po ustaniu stosunku pracy. Znajdą się w niej wszystkie informacje dotyczące okresu zatrudnienia pracownika. Będą one przechowywane na indywidualnym koncie ubezpieczonego w celu umożliwienia późniejszego ustalenia świadczeń.


Dodatkowo pracodawca będzie zobligowany do wystawiania świadectw pracy wg nowego wzorca, na którym mają być zawarte dane niezbędne do przyznania i określenia świadczeń emerytalnych. Nowym obowiązkiem będzie również przekazywanie pracownikom zaświadczeń o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania w stosunku pracy.


Kolejnym uproszczeniem dla pracodawców i pracowników będzie umożliwienie tym ostatnim pobierania dokumentów z platformy PUE ZUS np. w przypadku zagubienia dokumentacji. Zaoszczędzi to czas zarówno pracodawcom, jak i pracownikom oraz rozwiąże problem uzyskania duplikatu dokumentów od pracodawcy, którego już nie ma na rynku.


Nowelizacja obejmie tylko część archiwów


Zmiana przepisów obejmie przede wszystkim dokumentację pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 roku. Od tego dnia bowiem funkcjonują w ZUS indywidualne konta ubezpieczonych. To oznacza, że dokumentację osób zatrudnionych przed tą datą firmy będą należy przechowywać zgodnie z obecnymi przepisami. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych od tego granicznego momentu, dokumenty trzeba będzie przechowywać już tylko przez 10 lat. Jakie jednak będzie ostateczne brzmienie przepisów, dowiemy się za jakiś czas, bowiem prace nad ustawą są w toku.



Newsletter_2